Les 7 étapes pour répondre facilement aux marchés publics

20 octobre 2022 Sébastien Kvot

Répondre à un marché public peut s’avérer complexe 😵‍💫, surtout quand c’est la première fois ! Ne vous en faites pas, nous allons vous expliquer, étape par étape, comment répondre facilement à un marché public.

1. Définir votre positionnement

Et ce n’est pas nouveau, vous avez déjà dû le faire lors de l’élaboration de votre Business Plan. Vous me direz, de l’eau a coulé sous les ponts depuis… Alors il est temps de s’y remettre très rapidement. 

Les premières personnes que vous devez apprendre à connaître sont vos concurrents :

  • Comment se positionnent-ils sur votre marché ? Avec votre expérience, je suis certain que vous avez un avis éclairé 💡 sur la question.

Une fois l’analyse de votre concurrence effectuée, il va falloir que vous élaboriez, si ce n’est pas déjà fait, votre positionnement : politique de prix, critères de différenciation, valeurs ajoutées…

Prenons un exemple Bruno F. est architecte depuis 15 ans. Spécialisé dans les matériaux naturels et biosourcés, il fait avant tout de la qualité. Son positionnement : l’économie verte à des prix hauts de gamme.

Gardez en tête que vous serez rarement seul à répondre à un appel d’offres. Alors, il faut que vous soyez meilleur que vos concurrents ! Une façon de l’être : se différencier 🦸‍♂️.

Ce n’est bien évidemment pas la seule, vous pouvez être agressif au niveau tarifaire, proposé une solution technique innovante, avoir des délais d’interventions très rapides… Réfléchissez-y avant de répondre à un marché public, vous augmenterez ainsi vos chances de succès !

2. Compilez les caractéristiques principales de votre entreprise

Souriez, je vais vous demander de faire, à l’instant T, une photographie 📸 de votre entreprise.

Il va falloir réunir un certain nombre d’informations qui vous seront très utiles pour répondre à un marché public. Vous pouvez commencer par sortir votre chiffre d’affaires sur les trois dernières années.  Poursuivez ensuite par la création d’une liste de vos moyens techniques et humains :

  • Nombre d’employés qui travaillent au sein de votre entreprise ;
  • Outils, matériels dont vous disposez pour travailler.

Plus complexe maintenant,

  • je vous conseille de prendre le temps pour faire un point sur vos références clients (nom du client, objet de la prestation, année),
  • Il serait bon que vous preniez quelques minutes pour analyser votre trésorerie 💸 et plus précisément votre besoin en fonds de roulement ; principalement si vous êtes dans la fourniture ou les travaux.
  • Pour finir, avez-vous des certifications spécifiques ? Normes ISO, QUALIBAT, OPQF…

Sans le vouloir, vous avez déjà rassemblé une partie des informations qui vous permettront de constituer votre dossier de candidature

Prenons un exemple : Yannick V. est plombier depuis 12 ans. Il a une entreprise de 10 personnes et réalise un chiffre d’affaires de 950 000 € / an. Il dispose de solides références dans le secteur privé et public. Yannick cible des appels d’offres ou le besoin estimé est inférieur à 300 000 €, et ce afin d’être compétitif en termes de moyens humains affectés.

3. Répondre seul ou à plusieurs à un marché public ?

Vous avez précédemment fait une synthèse interne des informations utiles qui vous permettront de vous orienter dans votre veille en appel d’offres.

Dans les marchés publics, comme dans la vie, vous pouvez faire équipe 🤝. Cela suppose de faire confiance à ses partenaires, de parvenir à une certaine complémentarité. Il va falloir réunir un certain nombre d’information qui vous seront très utiles pour répondre à un marché public.

Avant de poursuivre, je vous demande donc :

  • De réfléchir aux partenaires avec qui vous avez l’habitude de travailler ;
  • De sélectionner ceux en qui vous avez une grande confiance ;
  • D’analyser votre complémentarité en termes de valeur ajoutée.

Prenons un exemple Yannick V., notre fameux plombier, n’est pas expert en ventilation. Certains acheteurs publics réunissent la plomberie avec la ventilation et le chauffage. Il peut donc avoir un intérêt à se grouper avec un partenaire expert en ventilation pour répondre à plus de marchés publics.

Très concrètement, l’idée est de savoir ce qu’ils peuvent vous apporter pour répondre aux appels d’offres. Répondre à plusieurs à un marché public demande de la préparation.

4. Trouver un marché public adapté à votre entreprise

Ne négligez surtout pas cette étape 🕵️‍♂️ ! D’une parce que mal réalisée, celle-ci peut être chronophage. De deux, car il s’agit d’une étape fondamentale pour la suite. Répondez à un marché qui ne vous correspond pas et vous aurez perdu du temps et de l’argent. 

La première question que vous devez vous poser, c’est comment faire de la veille en marché public ?

A l’heure où internet est omniprésent, je vous conseille plusieurs sites qui vous aideront à répondre à cette question :

Il en existe d’autres que vous trouverez en tapant « veille en marché public » sur Google 👨‍💻. Chaque plateforme a ses avantages et ses inconvénients, l’idée étant de sélectionner celle avec laquelle vous êtes à l’aise. Une fois que vous serez sur une plateforme, vous devrez remplir plusieurs champs qui vous permettront d’affiner votre recherche : mots clés, zone géographique, type de marché…

Sélectionnez votre marché public

Apparaîtront alors des appels d’offres en cours répondant aux critères pré-remplis. Il sera important de prêter attention aux éléments qui s’afficheront :

  • Objet du marché : doit vous donner une idée des prestations attendues ;
  • Date limite de réponse ⏳ : date limite avant laquelle vous devez envoyer votre réponse ;
  • Type de procédure : procédure sélectionnée par l’acheteur en fonction d’un certain nombre de critères (cf : article précédent),
  • Nom de l’acheteur public, également appelé pouvoir adjudicateur.

Dans la liste des appels d’offres proposés, un marché semble convenir à votre profil ?

Je vous invite à cliquer sur le lien que l’on vous suggère puis à trouver le « Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) ». Il s’agit du document dans lequel se trouve l’ensemble des pièces utiles à l’appel d’offre. Vous le trouverez sur le « profil acheteur ».

Une fois téléchargé, le but est d’étudier certaines informations primordiales :

  • Les critères d’évaluation 🤓, (règlement de consultation – RC) ;
  • Les demandes spécifiques qui peuvent constituer une barrière à l’entrée : certifications, références du même type, normes… (règlement de consultation – RC) ;
  • Les besoins de l’acheteur public (cahier des charges – CCTP).

5. Rédiger son dossier de candidature

Ce qui est bien avec le dossier de candidature type, c’est qu’une fois qu’il est fait, vous n’aurez quasiment plus rien à faire pour l’adapter au marché 🥳 ! Répondre à un marché public sera d’autant plus simple :).

Rappelez- vous de l’étape 2. Reprenez les informations que vous avez regroupées. Elles vous seront utiles pour préparer votre dossier de candidature type.

Je vous invite donc à rédiger l’ensemble des documents dont vous trouverez la liste ci-dessous :

  • DC1
  • DC2
  • Attestation sur l’honneur
  • Déclaration du chiffre d’affaires, des effectifs et des moyens techniques
  • Références

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6. Rédigez son mémoire technique

Vous connaissez les attentes de l’acheteur public après avoir bien lu le cahier des charges (CCTP) et le règlement de la consultation 📚 (vérifier qu’il est bien demandé la rédaction d’un mémoire technique) ?  Vous pouvez donc commencer l’élaboration de votre mémoire technique ! 

Un mémoire technique est un document au sein duquel vous regrouperez toutes les informations utiles pour répondre à un marché public.

Quelles sont ces informations ?

Pour les connaître rien de plus simple : Regardez dans le règlement de consultation les critères d’évaluation 🔍. Ceux-ci définiront votre plan !

Disposer d’un mémoire technique clés en main

Première bonne nouvelle (et oui ça arrive) :), d’un marché public à un autre, vous retrouverez des similitudes : besoins de l’acheteur, critères d’évaluation mis en place, informations à communiquer…

Par ailleurs, votre entreprise ne change pas du jour au lendemain : vos moyens humains ne varient pas d’un jour à l’autre, vous disposez très souvent des mêmes moyens techniques, votre politique environnementale ne change pas en fonction de la météo ⛅️…

Répondre à son premier marché public peut donc s’avérer chronophage ⏱ mais répondre à plusieurs appels d’offres s’avère bien plus rentable ! 

Il faut capitaliser sur ces éléments et sur des connaissances approfondies de la commande publique pour rédiger un document cohérent et efficace.

7. Envoyer sa réponse à un marché public

Nous allons voir dans cette partie comment répondre à un marché public de manière dématérialisée. 

Avant toute chose, il faut commander un certificat de signature électronique agréé par le Ministère de l’intérieur.

Vérifier tout de même si ce certificat est obligatoire dans la réponse à votre appel d’offres. Cela est indiqué dans le règlement de la consultation.

Une fois commandé, il faut l’installer sur votre PC en suivant les recommandations du fournisseur par lequel vous êtes passé.

Pour commencer l’envoi 📩, vous devez vous rendre sur la plateforme à travers laquelle vous avez pu télécharger le Dossier de Consultation des Entreprises, aussi appelé plateforme acheteur.

Celle-ci est indiquée dans le Règlement de consultation. Cette plateforme vous proposera d’envoyer votre réponse de manière dématérialisée.

Il se peut que vous rencontriez des difficultés, surtout la première fois. C’est la raison pour laquelle, je vous conseille de vous y prendre quelques jours à l’avance.

Par ailleurs, si vous avez la moindre question, sachez que les plateformes disposent d’un contact à travers lequel vous pouvez les joindre.

 

Voilà, nous venons de passer en revue les 7 étapes permettant de répondre aux marchés publics. Pour vous aider dans votre démarches, nous avons mis en place une multitude de ressources 🎁. Profitez-en c’est gratuit. 

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