Comment se préparer à répondre aux appels d’offre ? Laissez-moi deviner, vous recherchez un moyen de développer votre activité et vous avez pensé aux marchés publics ? Vous avez vu juste 👍. Car oui, les appels d’offres représentent un réel levier pour augmenter votre chiffre d’affaires 💰. Mais comme beaucoup de choses dans la vie, cela ne se fait pas en un claquement de doigts. Avouez que ce serait bien mais ce n’est pas le cas : il y a des règles à connaître, des compétences à développer, une méthodologie à acquérir.
Dans cet article, nous allons partager avec vous notre expérience et vous apporter les meilleurs conseils qui soient. Notre objectif ? Vous faire gagner en efficacité pour vous amener vers un résultat concret : l**’obtention de votre premier appel d’offres**. Alors ouvrez bien les yeux 👀 et restez jusqu’à la fin, vous risquerez d’y trouver un cadeau 🎁. Let’s go !
Identifiez vos capacités
Avant de rentrer dans le vif du sujet, petite parenthèse. Dans cet article, je considère que vous maitrisez les bases des marchés publics 🤓 (les documents marchés publics, les acheteurs publics, les seuils…). Si tel n’est pas le cas, hop, hop, hop, allez faire un tour ici dans un premier temps. Vous reviendrez ensuite avec les notions essentielles.
Parenthèse fermée, passons dorénavant au premier sujet de notre article, les capacités de votre entreprise 👇.
Une capacité, c’est quoi ?
Eh bien, voyez cela comme les caractéristiques de votre entreprise : effectif, chiffre d’affaires, références clients, moyens techniques, qualifications, compétences internes… Mis bout à bout, ces éléments déterminent les appels d’offres que vous pourrez cibler par la suite 🧐. Je m’explique.
Lorsque vous répondez à un appel d’offres, vous devez produire ce que l’on appelle, un dossier de candidature. Ce dernier comporte un certain nombre d’informations concernant votre entreprise :
- Dénomination sociale, coordonnées et contacts,
- Documents administratifs / juridiques (assurance, attestations…),
- Effectif total (cadre / non-cadre),
- Moyens techniques à disposition,
- Références clients en lien avec l’objet du marché,
- Chiffre d’affaires sur les 3 dernières années…
Ces éléments doivent permettre à l’acheteur d’évaluer vos capacités. Autrement dit, de savoir si les caractéristiques de votre entreprise sont suffisantes eu égard au dimensionnement du marché public auquel vous répondez. Vous avez besoin d’un exemple concret ? Lisez ce qui suit 👇.
L’analyse des capacités par l’acheteur
Ce qu’il y a d’intéressant ici, c’est que les pièces susceptibles d’être demandées par l’acheteur public sont limitées via arrêté du 29 mars 2016. En d’autres termes, l’acheteur ne peut vous demander plus de pièces que celles inscrites au sein de cet arrêté. Nous verrons plus tard en quoi cela est bénéfique pour vous dans la préparation de votre dossier de candidature.
Mais revenons-en à notre exemple pour vous éclairer 💡 sur le sujet. Admettons que vous souhaitiez répondre à un marché public dont le montant estimatif est de 400 000 € H.T. Vous ne pourrez le faire sans risque de disqualification qu’à partir du moment où votre chiffre d’affaires est, à minima, le double du montant estimatif du marché, soit 800 000 €. C’est ce que l’on appelle une capacité financière.
Comme il existe, par exemple, des capacités techniques permettant de pouvoir réaliser, ou non, certaines prestations. Si vous êtes, au hasard, dans le désamiantage, vous devez connaître la certification SS4. Celle-ci permet d’exercer des prestations de ce type. Sans qualification, vous êtes hors la loi 🚨.
À travers le dossier de candidature, l’acheteur va donc essayer de déterminer si vos capacités sont suffisantes pour exécuter son marché sans risques.
Comment connaître vos capacités ?
Rien de bien compliqué 😎. Vous prenez un fichier Excel ou un fichier Word et vous recensez les éléments suivants avec précision :
- Si vous avez plusieurs activités, déterminez celle avec laquelle vous souhaitez répondre aux appels d’offres,
- Déterminez votre effectif total sur les 3 dernières années,
- Recensez vos références clients en lien avec l’activité que vous souhaitez positionner sur les marchés publics. Ces références clients doivent avoir moins de 5 ans,
- Précisez votre chiffre d’affaires sur les 3 dernières années,
- Listez les qualifications que vous possédez au sein de votre entreprise (qualibat, qualiopi, iso…),
- Détaillez les moyens techniques à votre disposition (moyens matériel, machines, informatiques, véhicules…).
Ces éléments sont ce que l’on peut appeler vos capacités. Si celles-ci vous paraissent justes, notamment eu égard au peu de chiffre d’affaires ou à un manque cruel de références clients, arrêtez-vous ici 😵. Cela vous évitera de perdre un temps précieux.
✅ Un conseil : Ne vous lancez sur les marchés publics que vous estimez avoir, au sein de votre activité, des capacités suffisantes par rapport aux marchés ciblés (effectif en nombre suffisant, chiffre d’affaires correct, à minima 10 références clients…). Autrement, attendez de faire évoluer vos capacités pour poursuivre la lecture de cet article.
Analysez vos futurs appels d’offres
Trop souvent délaissée par celles et ceux qui se lancent mais ô combien fondamentale, cette partie est essentielle pour appréhender de manière objective et rigoureuse vos futures réponses aux appels d’offres. C’est ce que je vais vous démontrer dans les quelques lignes qui suivent 👇.
Trouver un appel d’offres
Avec la multiplication des plateformes de veille en marché public, il peut devenir compliqué 😵💫 de s’y retrouver. On va donc s’atteler à démêler cela ensemble. L’idée étant que vous puissiez trouver des appels d’offres qui correspondent à votre activité.
La première question que vous devez vous poser est comment faire de la veille en marché public ? Pour cela, il existe des plateformes de veille comme nukéma, marches online, maximilien, nouma, klekoon et j’en passe…
Ces moteurs de recherches ont des principes communs de fonctionnement. En tant qu’utilisateur, vous devez taper des mots clés en lien avec l’appel d’offres recherché, ajoutez si besoin des caractéristiques de segmentation (localisation, type de procédure, montant, date limite de remise des offres) pour ainsi détecter des marchés publics en lien avec votre recherche. On détaillera plus loin dans cet article le fonctionnement précis de ces plateformes, il est encore trop tôt ⏳.
✅ Un conseil : Concentrez-vous pour l’instant uniquement sur le mot clé en lien avec les appels d’offres recherchés. Une agence de communication souhaitant créer des sites internet pour des communes pourra, par exemple, taper site internet ou communication digitale. Une liste de marchés apparaîtra, focalisez-vous uniquement sur l’objet du marché. Laissez de côté les autres caractéristiques (type de procédure, date de publication, acheteur public, localisation…). L’objectif étant de trouver des marchés en lien avec votre activité, point barre.
Une fois que vous avez détecté un ou plusieurs objets de marchés en lien avec votre activité, il vous faudra trouver le dossier de consultation des entreprises, également appelé le DCE. Si vous ne savez pas ce que c’est, une lecture s’impose à vous. Pour ce faire, cliquez sur le lien proposé par la plateforme puis tentez de dénicher l’URL permettant d’accéder au DCE.
C’est bon, vous avez réussi 🚀 ? Passons donc à la suite 👇.
Détectez les barrières potentielles
C’est un risque à lever rapidement : l’existence ou non de barrières potentielles sur vos futurs appels d’offres. Mais qu’appelle t’on une barrière dans le cadre des marchés publics ?
Là encore, la meilleure explication est à rechercher du côté de situation vécues par nos clients. Depuis 2 ans maintenant, nous accompagnons une entreprise d’informatique (vente d’équipements et maintenance). Dans plusieurs marchés publics, l’acheteur demandait un catalogue électronique des produits proposés à la vente. Or, notre client ne disposait pas de ce type de livrable. Il a donc fallu en créer un avant de se lancer.
Un autre exemple ? Vous répondez à des marchés publics de travaux et on vous demande souvent des qualifications de type QUALIBAT. Eh bien sachez que vous pouvez fournir des équivalences à l’acheteur comme des attestations de bonne exécution. Si vous n’en possédez pas, autant vous dire qu’il est nécessaire d’en constituer avant toutes réponses à appels d’offres.
Voici donc plusieurs exemples de barrières à l’entrée que l’on retrouve dans le monde 🌍 des marchés publics. Mais ou les trouvez ? C’est la question à 1000 € 💸.
La réponse est simple : ouvrez le règlement de la consultation et recherchez les articles qui listent les demandes de l’acheteur au niveau de la candidature et de l’offre. Généralement, ces articles peuvent s’appeler “présentation des candidatures et des offres”. Parcourez plusieurs appels d’offres et détectez les potentiels barrière à l’entrée afin de vous faire une idée précise des éléments qui peuvent être bloquants.
Analyser les critères d’évaluation
Avant de passer au chapitre suivant, il faut absolument que vous compreniez une chose : la manière dont l’acheteur public vous évalue. La technique est simple, l’acheteur public sélectionne des critères d’évaluation qu’il indique dans le règlement de la consultation. Il en existe une multitude, dont vous trouverez 👇 quelques exemples pour des appels d’offres de travaux :
- Moyens humains et matériels affectés au chantier,
- Organisation mise en oeuvre pour réaliser les travaux,
- Moyens relatifs à l’hygiène, la santé, la sécurité,
- Politique RSE et gestion des déchets sur le chantier,
- Qualité des travaux mise en oeuvre,
- Fournitures sélectionnées et fiches techniques,
- Le prix.
Ces critères sont pondérés en fonction de l’importance que l’acheteur public souhaite accorder à tel ou tel critère. Généralement, les pondérations sont relativement proches les unes des autres lorsque l’on répond à plusieurs appels d’offres du même domaine.
Votre rôle sera de maîtriser parfaitement ces critères d’évaluation avant de passer à la suite. Pour ce faire, vous pouvez lister sur un fichier WORD les critères récurrents que vous avez repérés. Ils permettront de mieux définir votre positionnement 👇
Positionnez-vous
Ça peut vous paraître anecdotique, mais il est important de définir son positionnement avant de se lancer sur les appels d’offres. Les raisons ?
Étudier les pondérations
Tout d’abord, et nous venons de l’aborder ensemble, il existe différents types de critères d’évaluation : les critères techniques (moyens humains, organisation, RSE…) et le prix. Ces deux grands critères sont pondérés par l’acheteur en fonction de l’importance qu’il souhaite leur donner. Plus un critère va être pondéré à la hausse 🔝, plus il sera essentiel, pour vous, de pouvoir y répondre de manière optimale.
Pour illustrer 👨🎨 mes propos, prenons l’exemple suivant : vous êtes une entreprise de peinture et vous souhaitez vous lancer sur les appels d’offres. Depuis plusieurs années, vous êtes engagés dans une politique de qualité. Vous n’êtes donc pas le moins cher, mais votre travail est irréprochable. Après avoir étudié plusieurs marchés publics correspondant à votre activité, vous vous êtes rendu compte que le critère prix était souvent pondéré à plus de 50%. Autrement dit, sans prix un tant soit peu concurrentiel, il sera difficile de remporter vos appels d’offres 🥇. Vous avez donc décidé de renoncer de répondre aux marchés publics.
Car oui, il ne faut pas se voiler la face. Sur certains secteurs d’activité, les acheteurs publics recherchent un prix. Si vous n’êtes pas capable de faire les efforts tarifaires nécessaires, passez votre chemin.
Heureusement, et dans la majorité des marchés publics, les acteurs publics recherchent ce que l’on appelle l’offre économiquement la plus avantageuse. En d’autres termes ils recherchent le meilleur rapport qualité prix. Et c’est là où il va falloir analyser 🔍 de manière très précise les critères d’évaluation technique.
Appréhender les critères techniques
On l’a vu tout au long de cet article, il existe plusieurs critères techniques. Nous pouvons citer, par exemple, les délais de livraison, les moyens humains affectés au marché, l’organisation mise en œuvre, la politique qualité de l’entreprise, sa politique RSE ♻️ (responsabilité sociétale des entreprises…).
Ces éléments peuvent être appelés des sous critères d’évaluation techniques. Dans la majorité des cas, ils sont également pondérés par l’acheteur public.
✅ Un conseil : ne négligez pas ces sous critères. Ils sont un formidable levier de positionnement ! Vous disposez de moyens techniques innovants ? Prouvez à l’acheteur que ces moyens vous permettent d’optimiser la qualité de vos prestations, vos délais d’exécution du marché, le tarif proposé… Et n’oubliez pas, ces sous critères sont également une véritable mine d’or pour votre prochain mémoire technique. Nous le verrons par la suite 😎.
Votre mission donc, apprenez à appréhender les différents sous critères utilisés par les acheteurs publics dans votre domaine d’activité pour avoir un positionnement cohérent. Définissez le et testez-le auprès des acheteurs publics !
Répondre seul ou à plusieurs ?
That is the question. À ce stade, vous êtes en mesure de vous faire une opinion claire des attentes de l’acheteur. Avez-vous repéré des barrières à l’entrée ? Votre positionnement correspond-t-il à la pondération des différents critères d’évaluation utilisés par l’acheteur public ?
Vous devez être en capacité de répondre clairement à ces deux questions 🧐. En fonction de vos réponses, vous pourrez vous lancer seul ou à plusieurs, sur les appels d’offres 👇.
Répondre à plusieurs au marché public
Dans ce paragraphe, nous n’allons pas nous attarder sur celles et ceux qui ne rencontrent aucune barrière à l’entrée. Si tel est votre cas, rendez-vous à la partie sur la création d’une trame de dossier de candidature 🚀.
Dans le cas où les barrières à l’entrée sont trop importantes pour répondre à un appel d’offres (manque de chiffre d’affaires, incapacité de réaliser certaines prestations, effectif insuffisant…), sachez que vous pouvez répondre avec d’autres opérateurs économiques.
Profitez-en, car une fois n’est pas coutume, la réglementation en vigueur simplifie grandement la procédure 🥳. Pas de création de personnes morales supplémentaires, pas de démarches administratives alambiquées. Bref, une procédure comme on les aime.
Vous avez la possibilité de répondre en co-traitance ou en sous-traitance, donc à plusieurs, à un appel d’offres. Examinons l’apport de ces 2 procédés en fonction des barrières à l’entrée rencontrées.
La sous-traitance dans les marchés publics
La sous-traitance est utile uniquement si vous rencontrez une barrière à l’entrée du type : « je ne suis pas en mesure de réaliser certaines prestations / travaux, sur les appels d’offres préalablement détectés ».
Imaginez 💭 que vous êtes une entreprise de couverture. Vous souhaitez vous lancer sur des marchés publics de travaux de couverture. Or, plusieurs d’entre eux imposent des travaux d’étanchéité pour lesquels vous n’êtes, à ce jour, pas qualifiés. Dans ce cas de figure, vous pouvez très bien décider de sous-traiter ce type de travaux. On est ici clairement dans un cas typique où la sous traitance trouve son utilité.
La sous-traitance peut également être utilisée dans d’autres cas de figure. C’est le cas, notamment, pour les sociétés qui souhaitent augmenter l’effectif sur un chantier 🏗 pour optimiser ses délais d’exécution.
Pour autant, n’utilisez pas la sous-traitance ⛔️ si vous rencontrez d’autres types de barrière à l’entrée comme le manque de chiffre d’affaires ou le manque de référence client. La raison est simple : les capacités de votre sous-traitant ne seront pas prises en compte par l’acheteur public pour décider, si oui ou non, vous disposez bien des capacités suffisantes pour répondre à son appel d’offres.
C’est tout le contraire dans la co-traitance et c’est ce que nous allons voir dans les lignes qui suivent.
La co-traitance dans les marchés publics
Si vous rencontrez des barrières 🚧 à l’entrée pour répondre aux appels d’offres, la co-traitance peut-être la meilleure solution. Cette procédure permet de répondre à plusieurs au marché public en formant ce que l’on appelle un groupement momentané d’entreprises.
Contrairement à la sous-traitance, si vous remportez un marché public en groupement, tous ses membres seront titulaires du marché public.
Par ailleurs, et c’est là le grand bénéfice de la co-traitance, l’acheteur public analyse 🕵️♀️ votre candidature en additionnant les capacités de tous les membres du groupement. En d’autres termes, l’acheteur public va additionner l’ensemble des chiffres d’affaires, les effectifs, les références clients, les moyens techniques, les qualifications…
Ainsi, vous multipliez vos chances 🍀 de ne pas être éliminés au niveau de la candidature pour manque de capacité.
Voilà vous connaissez dorénavant les possibilités qui vous sont offertes pour répondre à plusieurs au marché public et ainsi lever certaines barrières à l’entrée. Concentrons-nous maintenant sur la création de trames de documents types : le dossier de candidature puis le mémoire technique.
Préparer ses réponses aux appels d’offres : la candidature
Après tout cela, vous voilà fin prêts pour commencer la rédaction de vos documents type. Et dans la famille marché public, je demande le dossier de candidature 👇.
Qu’est-ce qu’un dossier de candidature ?
Si il y a bien une question à laquelle nous devons répondre avant de commencer la rédaction de votre dossier de candidature, c’est bien celle-ci.
Au sein de la commande publique Française 🇫🇷, il existe 3 grands principes : La transparence, l’égalité de traitement, la liberté d’action.
Concernant ce dernier point, sachez que toute entreprise, quelle que soit sa taille, sa localisation, son ancienneté, son chiffre d’affaires… peut postuler à un appel d’offres ✊.
Encore faut-il que ses capacités soient en concordance avec les caractéristiques du marché public auquel elle répond. Nous en avons précédemment parlé dans le chapitre relatif à l’analyse de vos capacités. Ces dernières sont présentées au sein de votre dossier 📂 de candidature.
Partant de ce postulat, et n’existant pas de définition réglementaire, nous pouvons définir le dossier de candidature de la manière suivante : ensemble d’éléments administratifs, juridiques, financiers, techniques permettant aux entreprises de présenter, en vue de répondre à un appel d’offres, leur capacité à un acheteur public.
Ce document revêt d’une importance fondamentale. D’abord parce qu’il est obligatoire. Ensuite parce qu’il est étudié de près par les acheteurs publics. Mais que contient-il réellement comme informations 🤔 ?
Les éléments du dossier de candidature
Je ne sais pas si vous vous en souvenez mais je vous avais précisé un élément important concernant le dossier de candidature. Un indice cela se trouve dans le chapitre sur l’analyse 🕵️ des capacités par l’acheteur public.
En effet, sachez d’emblée que la liste des éléments pouvant être demandée par l’acheteur public sont limitée par arrêté ministériel.
Autrement dit, l’acheteur public ne peut vous demander plus d’informations que celle mentionnées au sein de l’arrêté ministériel. Nous pouvons donc dès à présent vous fournir les pièces susceptibles de vous être réclamées :
Les éléments administratifs et juridiques
Dans cette première partie, vous devez insérer :
- Une déclaration sur l’honneur pour justifier que vous n’entrez dans aucun cas d’interdiction de soumissionner à un marché public,
- Un formulaire DC1,
- Un formulaire DC2,
- Des attestations prouvant que vous êtes à jour de vos cotisations fiscales et sociales,
- Un formulaire DC4 si vous envisagez de sous-traiter certaines prestations.
Les éléments financiers
L’acheteur est bien curieux 🤨, il peut également vous demander les éléments suivants :
- Déclaration concernant votre chiffre d’affaires sur les 3 dernières années,
- Attestation d’assurance pour les risques professionnels,
- Bilans (ou extraits de bilan) des 3 dernières années.
Concernant ce dernier point, sachez que c’est tout de même rare que l’acheteur vous demande de fournir un bilan ou un extrait de bilan de vos trois derniers exercices 🥳.
Les éléments techniques
Vous pensiez en avoir fini ✔️ ? Et bien on continue. Pour juger de vos capacités techniques, l’acheteur public peut réclamer les informations suivantes :
- Liste des travaux / prestations exécutées au cours des 5 dernières années,
- Effectif moyen annuel pendant les 3 dernières années,
- Titres d’études des cadres de l’entreprise,
- Description de l’outillage dont vous disposerez pour la réalisation du marché,
- Mesures de gestion environnementales que vous appliquerez lors de l’exécution du marché.
Bien, soyez soulagez nous arrivons au bout des demandes possibles 😮💨. Mais comment les mettre en forme ?
Rédiger votre modèle de dossier de candidature
Ici, jouons cartes 🃏 sur table d’emblée. Vous avez 3 possibilités :
La première, c’est de démarrer votre ordinateur, d’ouvrir Microsoft Word ou un autre logiciel de texte, puis commencer à compiler au sein de ce document, l’intégralité des informations ℹ️ précitées. Dès lors, penser à bien les trier par partie (éléments administratifs et juridiques, éléments économiques et financiers, éléments techniques).
✅ Un conseil : Essayer de tout centraliser au sein d’un seul et même document. Plus vous arriverez à centraliser les informations, plus vous éviterez d’oublier certains fichiers lorsque vous enverrez vos réponses aux appels d’offres.
Votre deuxième option est de télécharger un de nos dossiers de candidatures type. Quels en sont les avantages ? Au-delà du gain de temps ⌛️, vous y trouverez tous les éléments d’ores et déjà rédigés : déclaration sur l’honneur, dc1 et dc2 commentés et expliqués, tableau prêt à remplir, exemples de moyens techniques, attestation de bonne exécution rédigée… Le tout mis en forme de telle manière à ce que vos informations soient valorisées.
Votre troisième option est de nous demander de le faire pour vous. Pour ce faire, nous vous avons préparé un questionnaire très simple à compléter. 48h plus tard, vous recevrez votre dossier de candidature clés en main, personnalisé par rapport aux capacités de votre entreprise 🥳 .
A vous de choisir la formule qui vous convient le mieux. Bien évidemment, si vous avez des questions par rapport à nos produits ou à nos services, n’hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis de pouvoir vous aider.
Passons dorénavant à la création d’un modèle de mémoire technique 👇.
Préparer ses réponses aux appels d’offres : le mémoire technique
Vous pensiez avoir fait le plus dur en finalisant votre dossier de candidature ? Eh bien laissez-moi vous dire que c’était de la rigolade 😅.
Le plus dur commence maintenant avec la création de votre modèle de mémoire technique. Mais pas de panique, nous sommes là pour vous accompagner dans cette étape 👇.
Qu’est-ce qu’un mémoire technique ?
Pour l’instant, nous avons uniquement abordé le sujet de la candidature. Je vais maintenant vous expliquer ce qui peut être considéré comme l’offre pour un acheteur public.
Lorsque vous répondez à un appel d’offres et que vous analysez précisément le règlement de la consultation, vous verrez un article dédié à la présentation de l’offre.
L’offre est en quelque sorte l’ensemble des éléments attendus par l’acheteur public pour pouvoir analyser et juger votre proposition commerciale 📑.
Et comme dans toute proposition commerciale, on n’y trouvera la tarification 💰 de votre prestation, la valeur ajoutée de cette dernière ainsi que les éléments techniques que vous mettez à la disposition du client pour mener à bien cette prestation.
C’est justement là toute l’utilité du mémoire technique : présenter les moyens que vous mettrez à disposition de l’acheteur public pour mener à bien votre prestation / vos travaux.
Mais qu’entendons-nous par l’ensemble des moyens ? 🤷♂️
Définir les parties de votre mémoire technique
Et pour ce faire, revenez à notre chapitre sur les critères d’évaluation. Car oui, les différentes parties de votre modèle de mémoire technique seront fonction des critères d’évaluation techniques que vous aurez préalablement identifiés lors de votre veille. Vous voyez que tout commence a s’imbriquer ✅.
Pour ce faire, reprenez les critères d’évaluation préalablement identifiés. Je parie que vous piocherez dans certains critères que vous trouverez ci-après : les moyens humains, les moyens techniques, l’organisation, la méthodologie mise en oeuvre, les mesures de sécurité, la politique qualité, la politique RSE…
Chaque critère identifié pourra faire l’objet de sous-parties. Prenons l’exemple des moyens humains pour un marché de travaux 🏗. Vous pouvez décomposer ce chapitre ainsi :
- Organigramme des moyens humains affectés au chantier,
- Présentation de l’équipe d’encadrement,
- Présentation de l’équipe technique allouée au chantier,
- Politique de formation des équipes,
- Affectation d’un interlocuteur unique.
Il s’agit là d’un exemple que vous pouvez bien évidemment modifier en fonction de votre perception des choses.
Rédiger votre modèle de mémoire technique
Là encore, je vous propose de jouer carte 🃏 sur table. Vous avez 3 possibilités pour la création de votre trame de mémoire technique :
La première solution est la moins onéreuse mais celle qui vous prendra le plus de temps, do it yourself. Pour ce faire, n’hésitez pas à vous appuyer sur notre modèle de mémoire technique que nous proposons gratuitement. Bien évidemment, celui-ci n’est pas complet. Il aura néanmoins l’avantage de mettre en exergue les différentes parties du mémoire technique que nou sutilisons dans le domaine du BTP.
Votre trame de mémoire technique clés en main
Votre deuxième solution est de télécharger un modèle de mémoire technique inhérent à votre métier et d’ores et déjà rédigé par nos soins. Ces modèles vous permettront de gagner en temps ⏳ et en efficacité dans vos futures réponses aux marchés publics. Par ailleurs, ils ont été rédigés en tenant compte de tous les éléments suivants :
- Les spécificités de votre métier,
- Les attentes de l’acheteur public,
- Les critères d’évaluation mis en place de manière récurrente au sein de votre domaine d’activité.
Par ailleurs, sachez que nos modèles de mémoire technique sont testés de manière régulière auprès des acheteurs publics. Ils bénéficient donc d’un réel retour d’expérience tant sur la forme que sur le fond.
Votre troisième solution est la plus onéreuse 💰 mais celle qui vous fera économiser le plus de temps : confiez-nous la rédaction de votre modèle de mémoire technique. Pour ce faire, nous vous avons préparé un questionnaire. Une fois complété, celui-ci nous permettra d’avoir toutes les informations nécessaires pour préparer votre modèle de mémoire technique et le personnaliser en fonction des caractéristiques de votre entreprise, de votre activité.
Bien évidemment, si vous souhaitez avoir plus d’informations sur nos modèles de mémoires techniques ou sur nos prestations de rédaction, n’hésitez pas à nous contacter.
Organisez-vous
Répondre à des appels d’offres n’est pas anodin. Cela demande de la méthodologie, de la rigueur et surtout de l’organisation. Et dans cette partie, nous allons vous transmettre les différentes techniques que nous utilisons pour nous organiser au mieux dans nos réponses aux appels d’offres 🚀.
Qui fait quoi ?
C’est la première question à vous poser 🤷. La réponse aux appels d’offres engendrera forcément un chamboulement dans l’organisation de votre entreprise. Tant pour la structure en elle-même que pour les moyens humains qui participeront aux réponses aux appels d’offres.
Ne négligez pas ces derniers car la réussite de vos futurs réponses à un appel d’offres dépendra de l’implication de chacun. Commençons donc par lister un certain nombre de tâches essentielles pour décrocher vos futurs marchés publics :
- La création des différentes trames que nous venons de voir (dossier de candidature, mémoire technique),
- la recherche et la sélection des marchés publics auxquels vous allez répondre,
- l’analyse du dossier de consultation des entreprises,
- la répartition des tâches du groupe projet appel d’offre,
- la personnalisation du dossier de candidature,
- la rédaction du mémoire technique,
- la préparation de l’offre financière,
- la validation des différents éléments précités,
- l’envoi du marché public…
Cette liste n’est pas exhaustive 🤯 et pourrait être bien plus importante sur certains types de marchés publics : réalisation des visites sur site, questions à l’acheteur public, préparation de documents complémentaires (PPSPS, SOGED, SOPAQ pour les marchés de travaux…).
Avant tout, prenez donc le temps de repartir le travail de chacun et d’impliquer vos salariés dans leur future mission.
Constituez un groupe projet
Une fois que vous avez sélectionné les différents salariés qui interviendront dans la rédaction de vos réponses au marché public, penser à la manière dont vous allez les faire collaborer. Et lorsque l’on parle de collaboration, il est nécessaire de définir les responsabilités de chacun : quelles missions, quels délais, quels contrôles, quelles validations…
En effet, plus les choses seront claires au départ, moins il y aura de tensions par la suite. Il est important de ne surtout pas négliger le stress 😵💫 que peut générer une réponse à un appel d’offres. Cela fait plus de 7 ans maintenant que je conseille et accompagne certains services marchés publics au sein de grandes entreprises. Sans en dévoiler l’identité, je vais illustrer mes propos par une situation d’ores et déjà vécu par un de mes clients.
ℹ️ Ce dernier est un grand groupe dans le domaine de la vente de fourniture de pièces électriques et électroniques. Il répond à plus de 150 appels d’offres par an, soit plus d’un marché public par jour. Une des personnes dans l’équipe est chargée d’envoyer les réponses au marché public. Cette dernière à alerté de nombreuses fois sur le fait que certains de ses collègues envoyaient l’information hors délai.
Elle était donc parfois obligée d’attendre le dernier moment pour envoyer la réponse à l’appel d’offre. il faut donc bien comprendre ici le poids qui pesait sur ses épaules : elle était tributaire du bon vouloir de certains de ses collègues et en même temps responsable si le marché public n’était pas envoyé dans les temps. Après plusieurs alertes, cette dernière a fait un burn-out 😵 et décidé de quitter l’entreprise. C’était une perte non négligeable pour cette dernière puisque cette salariée avait tout de même a son actif, plus de 1000 réponses à appel d’offres.
Pensez donc à toujours garder un œil 👀 sur les délais et pour ce faire voici quelques astuces.
Gardez toujours un œil sur les délais
Mayday mayday, nous recherchons un pilote dans l’avion ✈️. Avouez que vous ne montriez pas à bord d’un avion sans pilote ! Eh bien, ne répondez pas aux appels d’offres sans que personne ne doit responsable du bon déroulement de la réponse.
Nommer un chef d’orchestre
Première chose à faire donc, désigner au sein du groupe projet une ressource responsable de veiller au bon déroulement de la réponse 😎 aux appels d’offres :
- Animation de réunion,
- Définition des délais de chacun,
- Contrôles, validations…
De préférence, cette personne doit être un encadrant suffisamment disponible pour venir en support à ses collaborateurs du groupe projet. Il doit également avoir une bonne connaissance de l’entreprise et disposer de certaines compétences transverses.
Définissez les délais et anticipez
Ensuite, définissez des délais pour chaque action qui doit être entreprise par les membres du groupe projet. Chacun devra porter la responsabilité des délais ⏳ et il n’est pas question que ce soit ceux qui sont en bout de chaîne d’en faire les frais.
Enfin, partez du principe que plus vous arrivez à anticiper les choses dans la recherche de vos appels d’offres, plus les délais de réponse seront confortables 😊. Votre travail consistera donc à ne pas accepter un délai de réponse irréalisable et dont la date limite de remise des offres est inférieure à un certain délai. À vous de fixer ce dernier.
Vous voilà dorénavant fin prêts pour répondre aux appels d’offres et ainsi développer votre activité 📈. nous espérons que cet article vous a éclairé sur la manière de vous préparer au mieux. Si à la suite de cette lecture, vous avez encore des questions 🤔, n’hésitez pas à nous contacter par mail, nous vous répondrons dans les meilleurs délais.
Enfin sachez que nous mettons à votre disposition une multitude d’outils, de services, de produits qui vous permettront de vous préparer au mieux dans vos réponses aux appels d’offres publics ou privés.
Obtenez votre trame de mémoire technique