Remporter un appel d’offres en 5 leçons

31 janvier 2021 Sébastien Kvot

Besoin d’un coup de pouce pour remporter un appel d’offres 🚀 ? Hésitation à vous lancer par peur de l’échec ? Vous êtes au bon endroit ! À force de côtoyer les marchés publics, on a rempli notre chapeau d’astuces et d’infos pratiques pour se positionner efficacement lors d’une réponse à un appel d’offres. Au programme : 5 leçons à retenir et à appliquer pour mettre toutes les chances de votre côté. 3, 2, 1… c’est parti 🥇 !

Leçon n°1 : sélectionnez soigneusement les appels d’offres

Misez uniquement sur les marchés publics que vous pouvez remporter !

Le b.a.-ba pour remporter un appel d’offre est de faire un tri pertinent au départ 🎯. Exit les dossiers envoyés au hasard en croisant les doigts et en priant les Dieux pour que l’un d’eux soit accepté !

Répondre à un marché public requiert du temps, alors pas question d’en perdre avec les offres dont les attentes sont trop éloignées de votre cœur de métier et de votre façon de travailler.

Cela ne fera que vous conduire vers une élimination prématurée ❌ parmi les concurrents et c’est justement ce qu’on cherche à éviter. Non, ce qu’il vous faut avant de vous lancer dans la course, c’est de bien vous connaître. Simpliste comme philosophie ? Pas tant que ça ! À vrai dire, rien de tel que de partir de soi pour élaborer une réponse réaliste, qui ait du sens et qui soit convaincante.

Cela permet de sélectionner attentivement les marchés qui correspondent à votre positionnement et à vos capacités réelles (volumes habituellement traités, délais nécessaires pour accomplir une prestation, effectifs dont vous disposez, zone géographique d’intervention…). Un tri qui paie 💰 puisqu’en privilégiant la qualité au détriment de la quantité, vous postulerez moins mais vous postulerez mieux. Résultat : vous vous donnez plus de chances de remporter un appel d’offres !

ℹ️ Retenez bien notre premier conseil : Sélectionnez des appels d’offres dimensionnés aux capacités de votre entreprise. Vous faites 300 000 € de CA ? Choisissez un marché public dont le montant estimatif est de 150 000 € maximum.

C’est ce que l’on dit très souvent aux TPE ou PME qui se lancent sur les appels d’offres : débutez par des marchés à procédures adaptées, aussi appelés MAPA. Contrairement aux procédures formalisés, ils seront bien plus simples !

Si besoin, repensez à votre positionnement et à votre ADN

Pour vous recentrez sur la valeur ajoutée, les critères de différenciation et les compétences qui vous sont propres, n’hésitez pas à refaire le point sur votre positionnement 🦸‍♂️. Vous savez, il s’agit de cette place que vous occupez dans l’esprit des consommateurs par rapport aux concurrents, et sur laquelle vous avez sûrement planché au début de votre projet pour créer votre Business plan.

« Heu, mais ce positionnement, il a bien évolué depuis que l’entreprise a été créée ! ».

Pas de panique 😉. Posez-vous simplement quelques questions clés qui vous permettront de vous situer sur le marché dans lequel vous travaillez. Êtes-vous plutôt « excellent rapport qualité/prix » ou « prix et qualité haut de gamme » ? Plutôt « spécialiste de grands chantiers » ou de « projets à taille humaine » ? Avez-vous une « certification métier attestant de votre expertise » et/ou « une politique de déchet » à mettre en avant ?

Que l’on se rassure tout de suite, il n’y a aucune question piège là-dedans. L’idée est juste de vous aider à cerner ce qui constitue l’ADN actuel de votre business !

Leçon n°2 : analysez les critères d’évaluation dans le détail

Objectif : valoriser vos points forts en adéquation avec ces critères

Deuxième conseil qu’on a envie de vous souffler à l’oreille ? S’adonner à une analyse minutieuse des critères d’évaluation 💯 mis en place par les acheteurs. Ou la meilleure façon de cibler leurs attentes pour valoriser ensuite les points forts, qualifications spécifiques ou actions de développement durable qui leur taperont dans l’œil.

Pause. Avant d’aller plus loin, une petite parenthèse sur le fonctionnement-même des marchés publics s’impose ! Quand on parle de critères d’évaluation, c’est tout simplement le système de notation sur lequel se base les marchés publics pour vous juger, tout secteur confondu. D’un côté, il y a les critères d’évaluation techniques comme les moyens humains et techniques affectés, l’organisation mise en place, le contrôle qualité, les mesures de sécurité ou d’hygiène, la politique RSE (Responsabilité Sociétale de l’Entreprise). De l’autre, il y a le prix 💸 ! À savoir que l’équilibre entre les deux varie selon le marché. En théorie, plus un appel d’offre est concurrentiel, plus le prix pèse lourd sur la balance…

ℹ️ Commencer par maîtriser parfaitement les critères de jugement des acheteurs publics, aussi appelés pouvoir adjudicateur. Vous avez de la chance, ces critères sont très souvent similaires d’un appel d’offres à un autre, à condition de rester sur la même activité.

Refléter ces attentes dans la rédaction du mémoire technique

Dès lors que vous avez pris connaissance des différents critères de notation, préparez la rédaction ! PS : L’avantage de le faire une fois, c’est que vous devriez pouvoir reprendre la structure générale du dossier pour de futurs appels d’offres. En effet, et comme précédemment énoncé, les critères techniques reviennent généralement de façon récurrente pour chaque secteur d’activité. Vous pouvez aussi vous aider avec des documents prêts à l’emploi qu’il suffira de personnaliser ! Allez, on referme la parenthèse.

Donc, c’est le moment de tout mettre à plat… et d’avoir en tête que la concurrence est rude ! On le rappelle pour vous stimuler à donner le meilleur de vous-même, pas pour vous décourager, hein 😉.

Remporter un marché public est accessible à tous, il faut juste garder à l’esprit qu’un dossier différenciant et de qualité est indispensable pour éviter la case « siège éjectable ».

Ceci étant dit, il est temps de se concentrer à démontrer que vous maîtriser votre sujet 🧐 (en valorisant vos moyens techniques et humains, vos références clients, certifications spécifiques attestant de votre savoir-faire : Qualibat, OPQF…). Il s’agit également de monter une stratégie béton pour retenir l’attention des acheteurs publics : proposer plusieurs variantes financières, garantir des délais express, mettre en avant une expertise pointue très recherchée ou une solution technique innovante… Go, go, go ! Qui ne tente rien n’a rien.

Leçon n°3 : vous organiser pour être dans les délais

Rétro-planning bonjour !

Tome III pour remporter un marché public ? S’organiser de manière à ne pas être dépassé par les délais ⏱ ! Commencez par prendre note de la deadline attendue pour l’envoi de votre réponse dématérialisée, et créez un rétro-planning vous permettant de préparer votre dossier au fur et à mesure. En effet, il sera impossible de compiler toutes les informations et optimiser votre mémoire technique en 1 journée. Soyez-en certain. Le mieux est donc de vous réserver des créneaux durant lesquels vous allez pouvoir avancer et vous relire.

Laisser mûrir le mémoire technique au fil des jours est également une bonne façon de prendre du recul pour cultiver un regard neuf et critique sur ce que vous avez déjà préparé. Vous serez ainsi plus à même d’améliorer l’existant et d’être le plus pertinent possible. C’est sans aucun doute l’une des clés pour remporter plus de marchés publics !

En parallèle n’oubliez pas d’avancer sur des sujets plus administratifs comme votre dossier de candidature.

ℹ️ Un dernier conseil concernant l’organisation : n’oubliez pas la signature électronique. Obligatoire sur certains appels d’offres, vous devez vous munir d’un certificat de signature électronique dans les temps !

Alors oui, trouver du temps peut faire l’objet d’un véritable casse-tête. Mais peut-être qu’en ce sens, le couvre-feu aura du bon… Être coincé entre 4 murs, ça peut aider à mettre la main à la pâte plus rapidement 😉.

Une bonne organisation, ça se prévoit aussi en amont…

Se libérer du temps au préalable pour faire de la veille et repérer les appels d’offres 🕵️ appropriés rapidement, voilà qui est également très utile. En effet, plus on identifie les offres « tôt », plus on dispose de temps pour y répondre, c’est mathématique !

N’hésitez donc pas à vous inscrire sur des sites dédiés à la recherche d’appels d’offres pour y activer des envois d’alertes par mail. Il en existe plusieurs : BOAMP (Bulletin officiel des annonces des marchés publics), Achatpublic.com, DoubleTrade… Bonne pioche !

Leçon n°4 : vous grouper si besoin

Parce que… « seul on va plus vite, ensemble, on va plus loin »

Si vous êtes une petite entreprise ou que vous n’avez pas toutes les compétences requises au regard des critères d’évaluation… 🥺 eh bien, peut-être avez-vous exclu d’entrée de jeu la réponse à un marché public. Penser que vous n’avez pas le gabarit pour est légitime, mais ce serait bien dommage de s’arrêter là. En effet, il existe une solution pour contourner efficacement cet obstacle psychologique : le groupement momentané d’entreprises (GME) ! Ce terme vous parle ? Si on part du postulat que la réponse est non, voici de quoi vous éclairer 💡. Il s’agit de la mise en commun d’expertises distinctes (sous forme de sous-traitance ou de co-traitance). Tout simplement. Son but : permettre aux petites et moyennes entreprises de remporter des marchés publics pour lesquels elles ne maîtrisent pas tous les sujets. L’avantage c’est que, contre toute attente, la paperasse à remplir pour « candidater à plusieurs » n’est pas si complexe :). On en a discuté plus longuement ici si ça vous intéresse de creuser cette piste !

La confiance, critère essentiel du groupement d’entreprise !

Ça va de soi, mais il importe de le souligner : la condition ultime pour répondre à un appel d’offre à plusieurs, c’est d’être dans une relation où la confiance et la fluidité règnent ✅. En faisant le choix d’un partenaire sur lequel vous pouvez réellement compter, vous vous épargnerez toute tension, imprévu ou mauvaise surprise. Et ça, ça fait la différence pour être dans les clous lors de la réalisation d’un appel d’offres !

Leçon n°5 : envoyez une réponse (presque) parfaite 🙂

Valoriser votre mémoire technique de A à Z

Pour sortir du lot, pas le choix, votre offre doit être presque parfaite. Pas question de remettre un mémoire technique bâclé ! Adoptez plutôt quelques bonnes pratiques de base qui vous permettront de retenir l’attention en face de vous 🥇.

Déjà, sur le fond, évitez le blabla. À la place, valorisez la pertinence de votre organisation et de vos moyens techniques au regard des besoins mentionnés. Ainsi, n’hésitez pas à mettre en avant vos points forts de manière percutante et claire, et prenez volontiers des engagements forts allant au-delà des exigences mentionnées. Par exemple, en évoquant des actions de développement durable (RSE) ♻️ ou des certifications spécifiques qui garantissent votre savoir-faire technique.

Autre chose : soyez précis. N’hésitez donc pas à entrer dans le détail de votre façon de travailler : le process pour réaliser un chantier (comment vous vous y prenez, par quoi vous commencez), les avantages que vous garantissez au client (une qualité irréprochable, un rapport qualité/prix imbattable), votre responsabilité sociétale de l’entreprise (choix des fournisseurs, conso d’énergie revue à la baisse)…

Sur la forme : soigner l’apparence 🤩, réaliser des phrases courtes et faites preuve de clarté.  Pensez aussi à choisir des illustrations de vos réalisations pour que l’acheteur public puisse se projeter plus facilement. Par contre, pas de photos miniatures par pitié ! Celles-ci seront contre-productives pour obtenir l’effet escompté.

Faites-le vérifier par des pros avant l’envoi final !

Que diriez-vous de faire relire votre mémoire technique chéri avant d’appuyer sur « envoyer »? Mieux, que diriez-vous de le confier à des pros du métier pour qu’ils vous donnent leur bénédiction et leurs recommandations histoire que vous partiez plus confiant ?

Breaking news ! Figurez-vous que cette option est possible ;). Chez Odecia, l’une de nos prestations consiste à vous faire un retour avant que vous envoyiez définitivement votre réponse marché. Le concept, c’est « Dites-nous comment vous postulez aux marchés publics, on vous dira si vous pouvez l’emporter (et quoi améliorer pour aller en ce sens) ». Grâce à notre regard d’anciens acheteurs publics, cet avis (garanti sous 72 heures) peut largement jouer en votre faveur. Alors, n’hésitez pas à nous faire signe !

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