Signature électronique et marché public. Vaste sujet lorsque l’on sait l’importance qu’à pris la dématérialisation dans le cadre des réponses aux appels d’offres. Alors, ou en est-on aujourd’hui ? Avez-vous l’obligation de signer électroniquement votre réponse à un marché public ? Si oui, quelles pièces devez-vous signer (acte d’engagement, mémoire technique, dossier de candidature…) et avec quel outil ? 🤔
Si vous êtes ici, c’est surement que vous cherchez une réponse à toutes ces questions. Vous êtes au bon endroit 🥳. Nous vous expliquons dans cet article tout ce que vous devez savoir sur la signature électronique dans les marchés publics : réglementation, obtention d’un certificat de signature électronique, marche à suivre… Accrochez votre ceinture 🥽 et découvrez tout ce que vous devez savoir sur ce sujet !
Signature et marchés publics
Avant de rentrer dans le vif du sujet et de vous détailler les différentes étapes vous permettant d’acquérir un certificat de signature électronique, arrêtons-nous 5 minutes ⏸️ sur la réglementation en matière de signature au sein des marchés publics.
La signature est-elle obligatoire ?
Gardez bien en tête que les marchés publics appartiennent à une certaine typologie de contrat. Dès lors, et pour qu’un contrat soit valable, Il faut être en capacité de prouver l’acceptation dudit contrat par les parties en présence. Cette acceptation est bien souvent matérialisée par une signature ✍️, qu’elle soit physique ou électronique.
Les marchés publics n’échappent pas à cette règle. Pour que le contrat soit valide ✅, il faut que le marché soit signé par les 2 parties : le pouvoir adjudicateur (acheteur public) et l’entreprise (opérateur économique).
Pour tous les marchés publics supérieurs au seuil en vigueur (40 000 € H.T.), une commande verbale dépourvue de signature ne crée aucune relation contractuelle. ℹ️ Pensez donc à toujours signer les documents marchés, et notamment l’acte d’engagement.
Reste à savoir quand cette signature doit intervenir ! 🤔
Quand signer un appel d’offres ?
C’est une très bonne question ! Nombreuses sont les entreprises à se demander quand elles doivent signer l’appel d’offres, et notamment l’acte d’engagement. Est-ce pendant la constitution de leur réponse ou lors du retour positif de l’acheteur public 🤷♂️, si tant est qu’il le soit. Eh bien cela dépend !
Certains acheteurs publics vont rendre la signature de l’appel d’offres obligatoire dès le stade de la réponse. D’autres préféreront ne pas complexifier les choses et laisseront la signature ✍️ électronique facultative lors de la passation du marché public.
Pour connaître la position de l’acheteur, je vous invite à ouvrir le règlement de la consultation. Lisez ensuite attentivement les dispositions concernant la signature du marché. Généralement, ces informations se situent soit :
- En page de garde du règlement de la consultation,
- Dans les dernières pages dudit document avec un article spécialement dédié.
Vous trouverez ci-dessous, un exemple d’article que l’on peut retrouver dans un règlement de la consultation concernant le sujet : 👇
Qui doit signer ?
Selon les situations, il peut exister des cas où le co-contractant (le titulaire du marché public) est une personne physique : l’auto-entreprise est l’exemple type. Partant de ce postulat, il est simple de connaître le signataire, il s’agit de l’auto-entrepreneur.
Pour l’acheteur public, il s’agit néanmoins de s’interroger sur la capacité de la personne physique à pouvoir contractualiser, ou non, un marché public. Dans le cadre d’un appel d’offres, public, il est par exemple interdit pour un acheteur public de contractualiser avec un mineur non émancipé ou un majeur protégé.
Dans la grande majorité des cas, les opérateurs économiques répondent à un appel d’offres via une personne morale, à savoir une entreprise. Pour les néophytes, je rappelle la différence entre personne morale / personne physique : 🧐
- La personne physique désigne un individu,
- La personne morale, elle, est une entité juridique, composée d’individus (entreprises de type SA, SAS, EURL, associations…).
Dans le cas d’une réponse à un appel d’offres via une personne morale, la personne signataire doit avoir la capacité, et les habilitations à engager la société.
Soit elle détient les pouvoirs nécessaires de par sa fonction : Gérant, Président…
Soit, elle a reçu d’une personne physique dûment habilitée, les pouvoirs nécessaires : délégation de pouvoir, délégation de signature…
ℹ️ Attention tout de même à respecter certains formalismes lorsque vous déléguez vos pouvoirs ou votre signature. Explication.
Qu’est-ce que la délégation de signature ?
Si l’on devait donner la définition de la délégation de signature, on pourrait définir cela comme un acte juridique par lequel une personne (le déléguant) délègue à une autre personne physique, sa responsabilité à signer des documents. Ces derniers doivent être énumérés au sein de la délégation de signature pour sécuriser au mieux la procédure.
ℹ️ Il est important de préciser qu’une délégation de signatures ne vaut pas délégation de pouvoir
Bien évidemment, la délégation de signature doit être écrite et respecter un certain formalisme. Pour vous aider dans cette démarche, vous trouverez en fin d’article un formulaire vous permettant de télécharger un modèle type de modèles de délégations de signature et de pouvoir type.
Qu’est-ce que la délégation de pouvoir ?
La délégation de pouvoir est un acte juridique par lequel le délégant (chef d’entreprise) se dessaisit d’une partie de ses pouvoirs à un délégataire (salarié). Les délégations de pouvoir se retrouvent régulièrement dans les grandes entreprises lorsque le dirigeant ne peut assurer personnellement certaines de ses attributions. Il va donc préférer les déléguer afin de répartir au mieux les décisions et le travail.
La délégation de pouvoir permet donc au délégataire (le salarié) de pouvoir faire des actes définis au nom de la société. Ces actes engagent la société au même titre que ceux passés par le dirigeant.
ℹ️ Point important qui n’est pas négligeable dans cette procédure : lorsque le chef d’entreprise délègue ses pouvoirs, il délègue également une partie de ses responsabilités. Vigilance ⚠️ donc pour celui qui accepte la délégation de pouvoir.
Enfin, et au même titre que la délégation de signature, la délégation de pouvoir doit respecter un certain formalisme. C’est la raison pour laquelle, nous vous avons préparé, pour vous aider, un modèle type de des modèles de délégations de signature et de pouvoir type.
Quid de la signature électronique ?
Remontons quelques années en arrière pour comprendre l’évolution que l’on connaît aujourd’hui. Avant le 1 octobre 2018, la grande majorité des réponses aux marchés publics s’effectuait de manière physique. Autrement dit, vous étiez dans l’obligation d’imprimer l’intégralité de votre réponse et de l’envoyer par la poste ou de la remettre en mains propres.
Je ne vous dis pas la galère que cela pouvait être 😵💫, autant pour les entreprises que les acheteurs publics : plis déposés cinq minutes après la date limite de remise des offres, plis égarés par la poste, falsification d’accusé de réception 😱… Bref, je ne vous cache pas ma satisfaction quant à l’apparition de l’envoi dématérialisé des réponses aux appel d’offres. 😌
Parallèlement à cette évolution réglementaire, le législateur a souhaité démocratiser la signature électronique au sein des marchés publics. Conscient néanmoins des difficultés que cela pouvait engendrer pour certaines entreprises, il a eu l’intelligence de ne pas la rendre obligatoire. Dès lors, ℹ️ sachez qu’il en va du libre arbitre de l’acheteur que de rendre obligatoire, ou non, la signature électronique au sein de son marché public.
Passons dès à présent à un cas concret vous permettant de faire l’acquisition d’un certificat de signature électronique puis de signer vos documents de réponses aux appels d’offres. 👇
Comment signer électroniquement un appel d’offres ?
Après avoir vu un peu de théorie, passons à la pratique avec un cas concret. Partons du principe que vous n’avez pas encore de certificat électronique et que vous souhaitez en faire l’acquisition pour signer vos futures réponses aux appels d’offres.
Quel type de certificat de signature électronique acquérir ?
Cette première question est importante ! En effet, l’acheteur public a posé un certain nombre de conditions concernant les caractéristiques des certificats de signature électronique permettant de signer des documents de réponse aux appels d’offres.
ℹ️ Les certificats de signature électronique doivent être qualifiés au sens du règlement n°910/2014 « eIDAS ». Ils sont délivrés par des prestataires de services de certification électronique qualifiés. Pour vous aider dans vos recherches, vous trouverez ci-après la liste des produits et services qualifiés par l’ANSSI : https://www.ssi.gouv.fr/liste-produits-et-services-qualifies.
La liste des prestataires agréés
Les prestataires qualifiés pour délivrer ce type de certificats sont référencés dans la catégorie « Délivrance de certificat de signature électronique ». Certains prestataires référencés au sein de cette liste commercialisent leur certificat électronique. C’est notamment le cas des prestataires que vous trouverez ci-dessous :
Je vous invite donc à sélectionner un des prestataires susmentionnés pour faire l’acquisition d’un certificat de signature électronique.
Faire l’acquisition d’un certificat de signature électronique
Généralement, vous devez dans un premier temps compléter un dossier auprès du prestataire que vous aurez sélectionné. Une fois complété, il vous faudra l’envoyer 📨 à votre prestataire en y joignant l’intégralité des pièces demandées : copie d’une carte d’identité du demandeur, extrait KBIS de moins de 3 mois, délégation de signature…
Car oui et concernant ce dernier point, il s’agira de vous interroger sur la personne au sein de votre structure qui fera l’acquisition du certificat de signature électronique. Cela peut être le gérant de l’entreprise ou un salarié. Dans ce dernier cas, le gérant de l’entreprise devra rédiger une délégation de signature afin que ledit salarié puisse acquérir le certificat de signature.
ℹ️ Dites-vous bien que la personne qui signe électroniquement est celle qui aurait signé le même document de manière manuscrite : c’est la personne habilitée à engager l’organisme qu’elle représente.
Des réception et vérification du dossier par le prestataire, celui-ci vous contactera pour prendre rendez-vous et récupérer votre certificat dans un bureau de retrait. Il vous suffira alors de régler la facture sur place par carte bleue ou chèque 💶.
Point important, penser à noter la réponse aux différentes questions que vous posera le prestataire de certificats de signatures électroniques. Je vous en explique la raison dans la partie suivante.
Notez vos réponses et votre code !
Pour garantir l’authentification et la sécurité du certificat de signature électronique 🕵️, votre prestataire vous interrogera lors de votre entrevue.
Tout d’abord, il va vous laisser le choix entre plusieurs questions « personnelles » du type :
- Quelle est la couleur de votre première voiture ?
- Quel est le nom de votre animal de compagnie ?
- Dans quel hôpital êtes-vous né…
Vous aurez alors à répondre à toutes ces questions et je vous invite vivement à noter vos réponses 🗃️ dans un endroit classé et sécurisé. A la suite de quoi, et toujours pendant cette entrevue, votre prestataire de certificat de signature électronique vous demandera de choisir un code PIN à 4 chiffres.
Ce code PIN vous sera demandé pour chaque signature électronique que vous effectuerez. Inutile donc de vous dire qu’il est capital de noter tout particulièrement cette information dans un endroit classé et sécurisé bien sûr.
Comment signer électroniquement un document ?
C’est bon vous avez enfin votre certificat de signature électronique entre les mains. Reste à savoir dorénavant comment signer ✍️ électroniquement un document marchés publics. Cela peut être un acte d’engagement, un dossier de candidature ou une annexe financière…Pour ce faire, et comme à notre habitude, nous allons prendre un cas concret. Vous venez de finaliser la préparation de votre réponse à un appel d’offres et vous souhaitez signer l’intégralité des pièces avant envoi.
Transformer vos documents en PDF
Première chose, je vous conseille de transformer tous les documents possibles (dossier de candidature, mémoire technique, acte d’engagement…) au format PDF. Pour ce faire, rien de plus simple vous cliquez sur fichier / enregistrer sous / format du fichier / PDF. 😉
Un site : PLACE
Ensuite, je vous invite à vérifier que vous êtes bien équipés du logiciel JAVA et que celui est à jour. Pour ce faire, rendez-vous sur le présent lien. Ne négligez pas ce point car vous en aurez besoin pour signer ✍️ électroniquement votre offre.
Une fois cette vérification finalisée, vous pouvez télécharger un outil qui vous permettra de signer électroniquement l’intégralité des documents constituant votre réponse à l’appel d’offres. Aller sur rendez-vous sur le présent lien et cliquer sur « outil de signature » / « signer un document » / « lancer l’outil de signature ».
Une fois le fichier téléchargé, ouvrez-le, cliquez sur « ajouter un fichier ». Sélectionner les fichiers à signer puis cocher ✅ les cases à droite de chaque document.
ℹ️ Un conseil, privilégiez l’insertion de documents PDF pour en faciliter la signature électronique.
Munissez-vous de votre clés 🔑 de signature électronique
Parallèlement, insérez votre clé de signature électronique dans un des ports USB de votre PC. Cliquez sur « signez les fichiers sélectionné », une nouvelle fenêtre s’ouvre, sélectionnez votre certificat de signature électronique puis cliquez sur « valider ». Le logiciel vous demandera alors de rentrer votre code PIN à 4 chiffres. La signature électronique des pièces peut alors débuter.
Vous verrez alors que de nouvelles pièces auront été créées dans votre dossier d’origine. Celles-ci porteront le même nom que vos fichiers d’origine. Seule différence, le mot « signature » apparaîtra en fin de fichier. ✅ Ce sont donc ces dernières pièces que vous devrez insérer lors de votre télétransmission de votre réponse à l’appel d’offres.
🙏 J’espère vous avoir aidé dans les différents process permettant d’acquérir un certificat et de signer électroniquement vos réponses aux marchés publics. Si certains éléments n’étaient pas suffisamment explicites, n’hésitez pas à nous contacter via notre formulaire spécialement dédié.
FAQ : signature électronique et marché public
La signature électronique est-elle obligatoire dans les marchés publics ? 😕
Non, la signature électronique n’est pas une obligation en soi. Toutefois, il y a une nuance importante à prendre en compte : pour les marchés publics dont le montant est supérieur à 40 000 € H.T., une signature est absolument nécessaire pour que le contrat soit valide. 📝 Cela peut être une signature manuscrite traditionnelle ou une signature électronique.
Quand dois-je signer un appel d’offres ? 🤔
La réponse à cette question varie en fonction de l’acheteur public. Certains acheteurs exigent une signature dès la phase de soumission de l’offre. D’autres, en revanche, sont plus flexibles et rendent la signature électronique facultative lors de la passation du marché public. 🔄 Pour éviter toute confusion, il est crucial de consulter le règlement de la consultation, qui fournira des informations détaillées sur le moment où la signature doit intervenir. 📖
Qui doit signer les documents dans un marché public ? 🖋️
La personne qui signe les documents doit être celle qui a la capacité légale et les habilitations nécessaires pour engager la société. 🏢 Cela peut être le gérant de l’entreprise, mais cela peut aussi être un salarié qui a reçu une délégation de pouvoir ou de signature. 📝 Il est donc essentiel de s’assurer que la personne qui signe est effectivement autorisée à le faire pour éviter tout problème juridique à l’avenir.
Comment obtenir un certificat de signature électronique ? 🤷♀️
Pour obtenir un certificat de signature électronique, vous pouvez vous adresser à des prestataires agréés tels que CertEurope, Certigna, ou Docusign France. 🌐 Ces prestataires vous demanderont de fournir certains documents, comme une copie de votre carte d’identité et un extrait KBIS récent de votre entreprise. Une fois ces étapes franchies, vous pourrez obtenir votre certificat et commencer à signer électroniquement vos documents.