Vous avez décroché un marché public, les travaux sont terminés, le chantier livré… mais votre facture reste impayée ? 😟
Bienvenue dans la réalité méconnue du service fait en marché public, une étape cruciale que tout titulaire de marché doit maîtriser pour garantir le paiement de ses prestations.
Le service fait en marché public désigne la procédure administrative par laquelle l’acheteur public certifie que les prestations commandées ont bien été réalisées conformément au contrat. Sans cette certification, aucun paiement n’est possible.
Pour les entreprises du BTP, de services ou de fournitures qui répondent aux appels d’offres, comprendre le mécanisme du service fait représente un enjeu majeur. En effet, de nombreux litiges et retards de paiement trouvent leur origine dans une méconnaissance de cette procédure ou une documentation insuffisante de l’exécution des prestations.
Dans cet article, nous vous expliquons en détail ce qu’est le service fait, comment il se constate dans la pratique, quelles sont vos obligations en tant que titulaire, et surtout quelles bonnes pratiques adopter pour sécuriser vos paiements. Que vous soyez une PME débutante en marchés publics ou une entreprise expérimentée, vous trouverez ici les clés pour maîtriser cette étape incontournable. 💼
Prêt à découvrir les secrets d’un paiement rapide et sécurisé ? Plongeons ensemble dans les méandres administratifs du service fait !
Qu’est-ce que le service fait en marché public ?
Définition et principe fondamental
Le service fait en marché public correspond à la vérification officielle que les prestations commandées ont été réalisées conformément aux exigences du contrat. Il s’agit d’un contrôle de conformité effectué par l’acheteur public avant tout paiement.
Concrètement, le service fait implique trois vérifications essentielles. D’abord, la conformité quantitative : les quantités livrées ou les volumes de travaux correspondent-ils à ce qui était prévu ? Ensuite, la conformité qualitative : la prestation respecte-t-elle le cahier des charges et les normes exigées ? Enfin, la conformité temporelle : les délais d’exécution ont-ils été respectés ?
Sans cette triple validation, aucun paiement ne peut être déclenché. Ainsi, même si vous avez transmis votre facture via Chorus Pro, le comptable public ne pourra pas ordonner le virement tant que le service fait n’aura pas été officiellement constaté et certifié.
Pourquoi cette règle existe-t-elle ?
Cette exigence protège avant tout les deniers publics. En effet, l’argent public provient des contribuables et doit être utilisé avec rigueur et transparence. Le principe du paiement après service fait garantit que chaque euro dépensé correspond à une prestation réellement effectuée et conforme. 💰
De plus, cette règle sécurise également les relations contractuelles entre l’acheteur public et le titulaire. Elle crée un moment de contrôle partagé où les deux parties peuvent vérifier ensemble que les obligations contractuelles ont été remplies. Cela limite les litiges ultérieurs et clarifie les responsabilités de chacun.
Le cadre légal et réglementaire du service fait
Les textes de référence
Le principe du paiement après service fait trouve son fondement dans le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (décret GBCP). Son article 33 pose le principe cardinal : aucune dépense publique ne peut être payée sans que le service n’ait été préalablement constaté.
Le Code de la commande publique décline ensuite ce principe pour les marchés publics. Les articles L2191-1 et suivants organisent l’exécution financière et définissent les modalités de versement des sommes dues aux titulaires. L’article L2191-4 encadre spécifiquement les acomptes : ils ne peuvent être versés que pour des prestations déjà commencées et leur montant ne peut excéder la valeur réellement exécutée. ⚖️
C’est l’article R2191-23 qui constitue la pierre angulaire de la constatation du service fait. Il dispose que « les prestations effectuées par le titulaire d’un marché qui donnent lieu à versement d’avances ou d’acomptes, à règlement partiel définitif, ou à paiement pour solde, sont constatées par un écrit établi par l’acheteur ou vérifié et accepté par lui ». Ce texte impose donc une formalisation écrite systématique avant tout paiement.
Les Cahiers des Clauses Administratives Générales (CCAG) complètent ce dispositif en précisant les modalités pratiques selon le type de marché (travaux, fournitures courantes, prestations intellectuelles, etc.). Ils détaillent notamment les opérations de vérification, les délais d’admission et les conséquences du silence de l’acheteur. 📑
Les délais de paiement applicables
Une fois le service fait certifié, l’acheteur public dispose d’un délai légal pour effectuer le paiement. Conformément aux articles R2192-10 et suivants du Code de la commande publique, ce délai est de 30 jours pour l’État, les collectivités territoriales, leurs établissements publics et leurs groupements.
Si l’acheteur tarde à vérifier vos prestations, le décompte n’est pas encore déclenché. Toutefois, les CCAG prévoient une protection : passé le délai de vérification sans décision expresse de l’acheteur (généralement 15 à 30 jours selon les CCAG), les prestations sont réputées admises tacitement.
En cas de retard de paiement au-delà du délai légal, des intérêts moratoires sont dus de plein droit, sans formalité. Leur taux correspond au taux de refinancement de la BCE majoré de 8 points. S’y ajoute une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros, versée automatiquement au titulaire sans qu’il ait besoin d’en faire la demande (articles L2192-13 et R2192-31 du Code de la commande publique). ⏱️
Comment se constate le service fait en pratique ?
Les étapes de la constatation
La constatation du service fait suit un processus structuré qui débute dès l’achèvement de vos prestations. En premier lieu, vous devez réaliser intégralement les travaux, livraisons ou services prévus au contrat. Cette étape semble évidente, mais elle doit être complète et conforme aux spécifications du cahier des charges.
Ensuite, le maître d’ouvrage ou son représentant (maître d’œuvre, responsable du marché) procède à la vérification de conformité. Cette vérification peut prendre différentes formes selon le type de prestation : visite de chantier pour des travaux, contrôle qualité pour des fournitures, test de fonctionnement pour des services. Le contrôleur examine les aspects quantitatifs (volumes, quantités) et qualitatifs (respect des normes, finitions).
Si la vérification est concluante, l’ordonnateur émet alors l’attestation de service fait. Ce document officiel certifie que les prestations sont conformes et autorise le déclenchement du paiement. Il précise généralement la nature exacte des prestations réceptionnées et les montants correspondants. 📝
Les documents justificatifs indispensables
Pour obtenir la certification du service fait, vous devez fournir un ensemble de pièces justificatives. Ces documents varient selon le type de marché mais incluent systématiquement certains éléments essentiels.
Premièrement, les bons de livraison ou attachements de travaux signés par le représentant de l’acheteur public. Ces documents prouvent la réalité des prestations effectuées et leur acceptation par le maître d’ouvrage. Ils doivent être conservés soigneusement car ils constituent la preuve du service rendu.
Deuxièmement, selon la nature du marché, un procès-verbal de réception peut être nécessaire. C’est notamment le cas pour les marchés de travaux où la réception marque l’achèvement de l’ouvrage et le transfert de responsabilité. Ce PV liste les éventuelles réserves et fixe le point de départ des garanties.
Troisièmement, tout rapport de contrôle, certificat de conformité ou test de performance prévu au contrat doit être fourni. Par exemple, pour des équipements techniques, un rapport de mise en service signé par un organisme agréé peut être exigé. N’oubliez pas que le CCAP liste précisément les justificatifs attendus : consultez-le systématiquement ! 🔍
3.3 Les cas particuliers : réserves et non-conformités
Parfois, lors de la vérification, le maître d’ouvrage émet des réserves sur l’exécution des prestations. Ces réserves peuvent être mineures (petits défauts à corriger) ou majeures (non-conformités importantes). Dans ce cas, le service fait n’est que partiellement constaté.
Pour les réserves mineures, l’acheteur prononce généralement la réception sous réserve. La retenue de garantie (5% du montant du marché) est alors maintenue jusqu’à la levée des réserves. L’acheteur peut également retenir une somme complémentaire correspondant au coût estimé des corrections si celui-ci excède le montant de la retenue. Une fois les défauts corrigés et les réserves levées, ces sommes sont libérées.
En revanche, pour des non-conformités majeures, le service fait peut être purement et simplement refusé. Vous devrez alors reprendre les travaux ou prestations défaillantes avant de pouvoir prétendre au paiement. C’est pourquoi la qualité d’exécution et le respect scrupuleux du cahier des charges sont primordiaux dès le départ ! ⚠️
Acomptes, avances et paiement du solde
Le régime des acomptes
Les acomptes sont des paiements intermédiaires versés périodiquement au fur et à mesure de l’avancement des prestations. Contrairement à ce qu’on pourrait penser, ils n’échappent pas au principe du service fait : chaque acompte rémunère un service fait partiel dûment constaté.
En pratique, les acomptes sont calculés sur la base de décomptes provisoires établis mensuellement ou à chaque étape clé du projet. Par exemple, dans un chantier de construction, vous pouvez établir un décompte mensuel indiquant le pourcentage d’avancement des différents lots de travaux. Le maître d’œuvre vérifie ce décompte, certifie les quantités réalisées, et le service fait partiel est ainsi constaté.
Les CCAP fixent généralement la périodicité et les modalités de calcul des acomptes. Veillez à respecter scrupuleusement ces dispositions et à fournir tous les justificatifs d’avancement attendus. Sans ces preuves, votre demande d’acompte sera rejetée même si vous avez effectivement progressé dans l’exécution du marché. 💼
Les avances : une exception encadrée
L’avance constitue une dérogation notable au principe du paiement après service fait. Il s’agit d’un versement anticipé effectué avant tout commencement d’exécution, destiné à faciliter le démarrage du marché pour les entreprises.
L’avance est obligatoire lorsque deux conditions cumulatives sont réunies (art. R2191-3 CCP) : un montant initial supérieur à 50 000 € HT et une durée d’exécution supérieure à deux mois. Le titulaire peut toutefois y renoncer.
Son montant est encadré par l’article R2191-7 : il est fixé entre 5% et 30% du montant TTC du marché (ou d’une fraction pour les marchés longs). Des taux minimaux majorés s’appliquent aux PME : 20% pour les marchés de l’État, 10% pour les marchés des grandes collectivités dont les dépenses de fonctionnement dépassent 60 millions d’euros. L’acheteur peut également proposer une avance supérieure à 30%, sous réserve d’une garantie à première demande.
L’avance est versée dès la notification du marché. Elle est ensuite remboursée progressivement par précompte sur les acomptes successifs. Dans le silence du marché, ce remboursement débute lorsque le montant des prestations exécutées atteint 65% du montant TTC du marché.🚀
Le paiement du solde final
Le solde représente le paiement final du marché, versé après achèvement complet des prestations. Il intervient une fois que le service fait global a été constaté, généralement lors de la réception définitive des travaux ou de l’admission finale des fournitures.
Pour les marchés de travaux, c’est le procès-verbal de réception qui déclenche le paiement du solde. Ce PV acte l’achèvement de l’ouvrage et sa conformité (avec ou sans réserves). Dès lors, vous pouvez émettre votre décompte général définitif et votre facture finale.
Attention toutefois : une retenue de garantie de 5 % du montant total du marché est généralement prélevée jusqu’à expiration de la garantie de parfait achèvement (un an après réception). Cette retenue vous sera restituée à l’issue de cette période, à condition qu’aucun désordre n’ait été constaté. Vous pouvez néanmoins la remplacer par une garantie bancaire pour récupérer immédiatement la trésorerie correspondante. 🏗️
Bonnes pratiques pour sécuriser vos paiements
Documenter rigoureusement chaque étape
La clé d’un service fait reconnu sans difficulté réside dans la traçabilité exhaustive de votre exécution. Dès le démarrage du chantier ou de la prestation, mettez en place un système de documentation méthodique.
Conservez tous vos bons de livraison, feuilles de présence, rapports de chantier, procès-verbaux de réunions, photos horodatées des travaux en cours et achevés. Ces éléments constituent autant de preuves tangibles du service rendu. En cas de contestation, vous pourrez ainsi démontrer objectivement la réalité et la conformité de votre exécution.
De plus, n’hésitez pas à solliciter des validations écrites régulières du maître d’ouvrage ou du maître d’œuvre tout au long du projet. Un mail confirmant l’avancement, un compte-rendu de réunion validant une phase, un bon pour accord signé : tous ces documents renforcent votre dossier de service fait. 📸
Respecter scrupuleusement les procédures contractuelles
Chaque marché public définit dans son CCAP les modalités précises de constatation du service fait. Certains acheteurs imposent des formulaires spécifiques, des rapports de contrôle particuliers ou des procédures de validation en plusieurs étapes.
Il est impératif de vous conformer exactement à ces exigences contractuelles. La jurisprudence est constante : un titulaire qui ne fournit pas les justificatifs prévus au contrat ne peut exiger le paiement, même si la prestation a été matériellement réalisée. Ne tentez donc pas de contourner ou simplifier les procédures administratives, aussi fastidieuses soient-elles.
Dès la notification du marché, identifiez précisément les documents et attestations que vous devrez produire pour chaque phase d’exécution. Intégrez ces exigences dans votre planning de projet et désignez un responsable pour le suivi administratif. Cette rigueur organisationnelle vous évitera de mauvaises surprises au moment de facturer ! ✅
Anticiper et gérer les retards de paiement
Malgré toutes vos précautions, des retards de paiement peuvent survenir. Dans ce cas, agissez rapidement pour faire valoir vos droits et débloquer la situation.
D’abord, relancez formellement l’acheteur public par écrit (lettre recommandée ou email avec accusé de réception) en rappelant les délais légaux et les documents déjà fournis. Souvent, un simple rappel suffit à accélérer le traitement interne de votre dossier.
Si le retard persiste au-delà du délai légal de paiement, réclamez explicitement les intérêts moratoires et l’indemnité forfaitaire de 40 euros auxquels vous avez droit automatiquement. Mentionnez les articles du Code de la commande publique qui fondent votre demande. Cette démarche officielle motive généralement l’acheteur à régulariser rapidement la situation.
Enfin, en dernier recours, vous pouvez saisir le Médiateur des entreprises (via mediateur-des-entreprises.fr) ou engager une procédure contentieuse devant le tribunal administratif. ⚖️
Conclusion
Le service fait en marché public constitue une étape incontournable que tout titulaire doit maîtriser pour garantir le paiement de ses prestations. Cette procédure, bien qu’administrative, vise à protéger l’utilisation de l’argent public tout en sécurisant les relations contractuelles entre acheteurs et entreprises.
Retenons les points essentiels de cet article. D’abord, aucun paiement n’est possible sans certification préalable du service fait par l’acheteur public. Ensuite, cette certification repose sur une vérification de conformité quantitative, qualitative et temporelle de vos prestations. Enfin, la constitution d’un dossier justificatif complet et conforme aux exigences contractuelles conditionne l’obtention rapide de cette certification.
Pour sécuriser vos paiements, adoptez une approche rigoureuse : documentez exhaustivement chaque étape d’exécution, respectez scrupuleusement les procédures définies au contrat, fournissez tous les justificatifs attendus avant de facturer, et traitez réactivement toute réserve émise lors de la réception. 💡
La maîtrise du service fait représente ainsi un atout stratégique pour votre entreprise. Elle vous permet non seulement d’optimiser votre trésorerie en accélérant les paiements, mais aussi de professionnaliser vos relations avec les acheteurs publics et de vous positionner comme un partenaire fiable et compétent.
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