Vous répondez à plusieurs à un marché public ? On vous propose de devenir le mandataire d’un groupement ? Cette proposition mérite réflexion car elle engage votre responsabilité ! Avant d’accepter ce rôle crucial, vous devez comprendre précisément vos obligations ⚠️. Le mandataire coordonne les prestations et représente ses co-traitants. Il assume également des responsabilités importantes vis-à-vis de l’acheteur public.
Dans cet article, découvrez tout ce que vous devez savoir sur le mandataire d’un groupement momentané d’entreprises 🤔. Prenez le temps d’analyser les enjeux pour faire un choix éclairé.
Qu’est-ce qu’un mandataire ?
La définition du mandataire d’un groupement s’appuie sur la réglementation française des marchés publics.
L’article R. 2142-24 du Code de la commande publique définit précisément ce rôle. Selon ce texte, le mandataire d’un groupement représente l’ensemble des membres vis-à-vis de l’acheteur. Il coordonne également les prestations des membres du groupement. Voici sa définition exacte : « Dans les 2 formes de groupement (conjoint ou solidaire), l’un des opérateurs économiques membres du groupement, désigné dans la candidature et dans l’offre comme mandataire, représente l’ensemble des membres vis-à-vis de l’acheteur et coordonne les prestations des membres du groupement ».
Concrètement, le mandataire d’un groupement assume deux missions principales :
- Représenter ses co-traitants auprès de l’acheteur public,
- Coordonner les travaux et prestations du marché public.
Ces missions impliquent une responsabilité importante. Le mandataire devient l’interlocuteur unique de l’acheteur public. Il centralise les échanges et prend des décisions au nom du groupement 🤝.
Le mandataire est désigné dès la réponse à l’appel d’offres. Cette nomination apparaît dans le dossier de candidature (DC1, DC2) et dans l’acte d’engagement.
Cette désignation est définitive une fois l’offre déposée. Vous ne pourrez plus modifier le mandataire en cours d’exécution du marché sauf cas exceptionnel. La décision doit donc être mûrement réfléchie.
Attention : en cas de différence entre ces documents, l’acte d’engagement prévaut. Vérifiez donc soigneusement la cohérence de vos informations avant l’envoi ✍️.
L’obligation de nommer un mandataire
Concrètement, vous avez le choix entre 2 formes de groupements :
Chaque forme présente des spécificités distinctes. Votre choix impactera directement l’organisation de votre groupement et ses responsabilités.
Groupement conjoint sans mandataire : une option souvent interdite
Dans cette configuration, aucun mandataire n’est requis. Chaque membre du groupement interagit directement avec l’acheteur public. Cette autonomie peut sembler attractive au premier regard. Cependant, cette forme de groupement est très souvent interdite 🚫 par les acheteurs publics. Ils préfèrent avoir un interlocuteur unique pour simplifier leurs échanges. Cette restriction figure généralement dans le règlement de la consultation (RC) ou le cahier des charges administratifs (CCAP).
Groupement avec mandataire : l’obligation de désignation
Pour les groupements conjoints avec mandataire, la désignation de ce dernier est obligatoire. Le mandataire doit impérativement être un membre de votre groupement. Vous ne pouvez pas choisir une entreprise extérieure. Cette obligation répond à une logique pratique. L’acheteur public souhaite un interlocuteur responsable et impliqué dans l’exécution du marché.
Les règles de non-cumul
La réglementation impose des restrictions importantes pour préserver l’équité. Une entreprise ne peut pas être mandataire de plusieurs groupements sur le même appel d’offres 📋. Cette règle évite qu’une entreprise multiplie ses chances artificiellement. Elle respecte ainsi le principe d’égalité de traitement entre candidats.
L’acheteur peut également interdire dans son CCAP :
- La candidature individuelle ET en groupement,
- L’appartenance à plusieurs groupements.
Ces interdictions visent à maintenir une concurrence loyale. Elles empêchent qu’un candidat concentre trop d’opportunités sur un même marché.
Un choix définitif aux conséquences durables
Votre décision concernant la forme de groupement est irrévocable. Une fois votre offre déposée, vous ne pourrez plus modifier cette organisation ⚖️.
Cette règle impose une réflexion approfondie en amont. Analysez bien les avantages et contraintes de chaque option avant de vous engager.
Missions et rôles d’un mandataire
Mais alors quel est le rôle précis d’un mandataire ? Quelles sont ses missions, ses tâches ? C’est ce que nous allons essayer de détailler, ensemble, au sein de cette partie.
Le statut du mandataire d’un groupement n’est pas toujours évident à comprendre. En effet, ce dernier agit bien souvent à la fois en tant que :
- Société membre du groupement momentané d’entreprises,
- Représentant de ses co-traitants vis à vis de l’acheteur public.
Cette double casquette n’est pas toujours évidente à gérer au niveau opérationnel. C’est la raison pour laquelle, certains groupements d’entreprises décident de choisir un mandataire qui aura pour seul rôle, celui d’être mandataire. Dès lors, ce dernier ne réalisera pas de travaux ou de prestations dans le cadre du marché public. Il pourra ainsi se consacrer sur ses missions de mandataire du groupement momentané d’entreprises.
Un mandataire de groupement a plusieurs missions en fonction du type d’appels d’offres (fourniture, service, travaux) et des éléments prévus au sein de la convention de groupement 📝.
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Nous essaierons, ci-dessous, de lister de manière non exhaustive les principales missions qui peuvent être les siennes :
La représentation
C’est énoncé dans la loi, le mandataire d’un groupement est le représentant de ses co-traitants vis à vis de l’acheteur public. Il a donc pour mission d’être présent à un certains nombres de réunions prévues par ce dernier. Il doit également communiquer avec le pouvoir adjudicateur en fonction des aléas du marché.
La coordination
En tant que coordinateur, le mandataire du groupement va devoir exécuter plusieurs tâches, notamment administratives et financières :
- recevoir les ordres de service du pouvoir adjudicateur pour y répondre,
- centraliser les documents administratifs à remettre à l’acheteur public,
- dispatcher les factures de ses co-traitants,
- Présenter les projets de décompte et des réclamations ainsi que le pouvoir d’accepter le décompte général…
Au delà de son rôle « d’intermédiaire » entre ses co-traitants et l’acheteur public, il aura également pour mission d’organiser et de piloter l’exécution du marché public. Autrement dit, il devra gérer la répartition des tâches entre les membres du groupement.
Pouvoir de signature
Pour faciliter le quotidien du groupement momentané d’entreprises, les co-traitants peuvent déléguer leur pouvoir de signature ✍️ au mandataire. Il reviendra ainsi à ce dernier de signer les différents document inhérents au marché public en cours d’exécution : acte spécial visant à accepter et agréer les conditions de paiements du sous-traitant, avenant à l’appel d’offres, ordres de services…
En effet, elle représente des risques pour celles et ceux qui transfèrent leur pouvoir de signature. La confiance n’excluant pas le contrôle, nous estimons qu’il est bien plus sûr de s’assurer, notamment via votre signature, du respect des engagements de chacun.
La convention de groupement : missions du mandataire
Le mandataire peut avoir d’autres missions. Celles-ci devront être inscrites au sein d’une convention de groupement passée entre l’ensemble des co-traitants. On ne le rappellera jamais assez, co-traitance = convention de groupement 🤓.
La responsabilité du mandataire
Le mandataire, quelle que soit la forme du groupement, peut voir sa responsabilité engagée envers le maître de l’ouvrage dans le cadre du marché public. Le mandataire est également responsable vis à vis de ses co-traitants dans le cadre de l’exécution de ses missions.
Mais là ou cela devient intéressant, c’est que la responsabilité du mandataire va être différente en fonction de la solidarité de celui-ci eu égard à ses co-traitants. Je m’explique, ne vous en faites pas 🙂.
Lorsque vous complétez votre dossier de candidature et l’acte d’engagement de l’acheteur public, vous avez, pour rappel, le choix entre plusieurs formes de groupements :
Éliminons d’emblée la première solution, celle-ci ne nous intéresse pas pour le présent cas.
La forme du groupement est à préciser au sein de votre dossier de candidature (DC1) et de l’acte d’engagement. Dans ces deux documents, l’acheteur public vous pose la question suivante :
En cas de groupement conjoint, le mandataire est solidaire ? Vous avez alors deux choix : Oui ou non.
Ce choix a un impact important pour la suite que nous allons vous détailler :
Mandataire solidaire VS non solidaire
En cas de groupement conjoint avec mandataire non solidaire : Dans ce cas de figure, le mandataire ne doit pas pallier aux défaillances des membres du groupement. Il ne pourra donc pas en être tenu pour responsable.
2. En cas de groupement conjoint avec mandataire solidaire : Ici, le mandataire sera solidaire des autres membres du groupement. En cas de défaillance dans l’exécution des prestations, il sera donc responsable.
3. En cas de groupement solidaire : Dans le présent cas, ce n’est pas le mandataire qui est solidaire mais chacun des membres du groupement. En cas de groupement solidaire, l’ensemble des co-traitants est donc engagé financièrement pour la totalité du marché. Ils doivent pallier une éventuelle défaillance de leurs partenaires.
Vous l’aurez compris, le rôle du mandataire est rarement un long fleuve tranquille 😵💫.
Néanmoins, il y a tout de même du bon à être mandataire. Eu égard à ses responsabilités, la convention de groupement doit prévoir une compensation financière sous la forme d’un pourcentage du montant du marché public.
La rémunération du mandataire
Enfin un avantage me direz vous 😒 ! Car oui, il faut bien qu’il existe une contre-partie à l’ensemble des éléments que nous venons de citer.
L’article 10.1.2 du CCAG Travaux 2021 fait d’ailleurs référence à cette notion de rémunération du mandataire :
« Dans le cas d’un marché passé avec des entrepreneurs groupés conjoints, les prix des prestations attribuées à chaque entrepreneur dans l’acte d’engagement sont réputés comprendre les dépenses et marge correspondantes, y compris les charges que chaque entrepreneur peut être appelé à rembourser au mandataire. Dans ce cas, les prix des travaux attribués au mandataire sont réputés comprendre, en sus, les dépenses et marge touchant les prestations complémentaires dont les mesures propres à pallier d’éventuelles défaillances des autres membres du groupement et les conséquences de ces défaillances.
Si le marché ne prévoit pas de disposition particulière pour rémunérer le mandataire du groupement des dépenses résultant de son action de coordination des entrepreneurs conjoints, ces dépenses sont réputées couvertes par les prix des travaux qui lui sont attribués.
Si le marché prévoit une telle disposition particulière et si celle-ci consiste dans le paiement au mandataire d’un pourcentage déterminé du montant des travaux attribués aux autres membres du groupement, ce montant s’entend des sommes effectivement réglées auxdits membres. »
La rémunération du mandataire est donc entendu, notamment dans le cadre d’un groupement dont il est solidaire.
Attention néanmoins, la rémunération du mandataire doit être prévue dans la convention de groupement. Celle-ci doit être proportionnelle aux rôles, aux mission et aux responsabilités qui lui sont confiés et eu égard au montant du marché public.
FAQ : Les questions essentielles sur le mandataire d’un groupement
1. Peut-on changer de mandataire d’un groupement en cours de marché ?
Non, c’est impossible sauf dans des cas très précis (faute du mandataire). Le choix du mandataire d’un groupement est définitif dès le dépôt de votre offre. Cette règle s’applique même si le mandataire rencontre des difficultés ou fait défaut.
Seules des circonstances exceptionnelles peuvent justifier un changement (liquidation judiciaire par exemple). Dans ce cas, l’acheteur public doit donner son accord express. Cette rigidité impose une sélection rigoureuse du mandataire dès la constitution du groupement.
2. Quelle rémunération peut espérer un mandataire d’un groupement ?
Le mandataire perçoit une rémunération pour ses missions de coordination et de représentation. Cette compensation prend généralement la forme d’un pourcentage du montant global du marché. Le taux varie selon plusieurs critères :
- La complexité du marché public,
- Le niveau de responsabilité (solidaire ou non),
- Le nombre de co-traitants à coordonner,
- La durée d’exécution du marché.
En pratique, cette rémunération oscille entre 1% et 5% du montant du marché. Elle doit obligatoirement figurer dans la convention de groupement signée entre tous les membres 💰.
3. Un mandataire d’un groupement est-il responsable des défaillances de ses co-traitants ?
Cela dépend du type de groupement choisi. Cette responsabilité varie selon trois configurations :
Groupement conjoint avec mandataire non solidaire : Le mandataire n’est pas responsable des défaillances de ses co-traitants. Il représente le groupement mais n’assume pas leurs obligations financières.
Groupement conjoint avec mandataire solidaire : Le mandataire devient responsable des défaillances de ses partenaires. Il devra pallier leurs manquements financiers ou techniques.
Groupement solidaire : Tous les membres, y compris le mandataire, sont solidaires. Chacun peut être appelé à compenser les défaillances des autres.
Recommandation : Souscrivez une assurance responsabilité adaptée avant d’accepter le rôle de mandataire solidaire ⚠️.