Laissez-moi deviner, vous chercher à décrocher de nouveaux contrats et vous demandez comment répondre aux appels d’offres avec l’IA ? On est tous d’accord pour dire que le processus de réponse aux marchés publics est complexe et chronophage ⏳. Avec le développement de l’intelligence artificielle 🤖 ces derniers mois, on peut s’interroger sur la capacité de cette dernière à vous aider.
Et c’est exactement l’objectif de cette article. Nous allons voir ensemble comment l’IA peut vous aider dans de nombreux aspect de la réponse aux appels d’offres. L’idée étant de vous faire gagner du temps ⏰ et d’optimiser vos chances de succès 🎯.
Prêt à faire le grand saut et à comprendre, enfin, comment l’IA et la réponse aux appels d’offres peuvent travailler main dans la main ?
Les difficultés de répondre à un appel d’offres
Répondre à un appel d’offres est souvent une tâche ardue qui nécessite expertise, concentration et temps. Dans cette section, nous allons explorer les principaux défis auxquels vous êtes confrontés lorsque vous soumissionner à un marché public. Cela nous permettra de voir, par la suite, comment l’intelligence artificielle peut vous aider à surmonter tout cela.
Complexité du cahier des charge
Le cahier des charges, CCTP pour les intimes, est souvent un document volumineux et complexe. Il contient pourtant l’expression des besoins de l’acheteur. À ce titre, il peut inclure des aspects techniques du projet 🛠️, des normes à respecter 📏, des délais de livraison 🚚, et bien plus encore. Vous comprendrez donc qu’appréhender chaque élément du CCTP est crucial pour toute réponse à appel d’offres.
Cependant, se volumétrie et sa complexité sont bien souvent un frein. Notamment pour les entreprises qui n’ont pas l’habitude de traiter avec des documents aussi détaillés. Nous verrons donc plus loin dans notre article, comment l’IA peut vous aider à analyser plus facilement un cahier des clauses techniques particulière.
Délais de remise des offres
Le temps est toujours un facteur critique dans les appels d’offres ⏰. En 3 semaines environ, il faut être en capacité de :
- Comprendre les besoins de l’acheteur à travers un CCTP,
- Appréhender les règles du jeu en étudiant le règlement de la consultation (RC),
- Récolter toutes les informations nécessaires pour répondre à l’appel d’offres,
- Rédiger un dossier de candidature et un mémoire technique,
- Faire ses prix à travers des documents imposés par l’acheteur (BPU, DQE, DPGF),
- Signer électroniquement et envoyer de manière dématérialisée sa réponse…
Avouez que tout cela peut-être indigeste, surtout lorque l’on sait que la moindre erreur peut coûter cher 💸… Raison pour laquelle, il s’agira d’étudier plus loin dans notre article, comment l’IA peut vous aider à gagner du temps. Ou à arrêter d’en perdre, tout dépend comment vous voyez les choses.
Compétences et expertises spécifiques
Répondre à un appel d’offre nécessite souvent une expertise spécifique 🎓 qui va au-delà de la simple capacité à exécuter le projet 🏗️. Cela inclut une connaissance des règles de la commande publique, une connaissance fine de votre secteur d’activité et une expertise en gestion de projet… Avouez que cela fait beaucoup pour 1 seul homme. Raison pour laquelle, la réponse aux appels d’offres demande bien souvent de réunir plusieurs personnes 👥 autour de la table. Vous verre que l’IA peut également vous aider à monter en connaissance sur les appels d’offres et ainsi mieux vous familiariser avec les règles du jeu.
Qu’est-ce que l’IA ?
Définition et concepts clés
L’intelligence artificielle, ou IA, est une branche de l’informatique qui vise à créer des systèmes capables de réaliser des tâches qui nécessiteraient normalement l’intelligence humaine 🧠. Cela englobe une variété de sous-domaines, tels que le machine learning (apprentissage automatique) 🎓, le traitement du langage naturel (NLP), la reconnaissance d’images, et la robotique 🤖.
Pour fonctionner, l’IA utilise des algorithmes complexes et des modèles de données pour apprendre à partir de grandes quantités d’informations. In fine, cela lui permet de s’adapter et de s’améliorer continuellement avec le temps ⏳. Ainsi, l’IA est bien plus qu’un simple outil; c’est une technologie en constante évolution qui a le potentiel de transformer de nombreux aspects de notre vie quotidienne.
Domaines d’application de l’IA
L’IA n’est pas seulement un concept futuriste. Elle est parmi nous depuis un certains temps, bien avant l’apparition de chatGPT. Voici quelques exemples, non exhaustif, de la présence de l’IA dans notre société :
- Dans le domaine de la santé 🏥, elle aide au diagnostic et au traitement des maladies,
- Dans le secteur financier 💰, elle est utilisée pour détecter les fraudes,
- Dans l’industrie automobile 🚗, l’IA alimente les voitures autonomes…
Bien évidemment, il existe de nombreux autres domaines dans lesquels l’IA est présente. Alors, me direz-vous, pourquoi pas dans la réponse aux marchés publics ? .
L’IA et la réponse aux marchés publics
Disons le toute de suite, il n’existe pas encore de solution miracle. En d’autres termes, aucune intelligence artificielle 🤖 ne répondra à votre place aux marchés publics. Néanmoins, l’IA peut automatiser des tâches chronophages que vous rencontrez dans toutes réponses aux appels d’offres. C’est le cas, par exemple, de l’analyse d’un document, de la rédaction d’une synthèse des besoins acheteur, de la rédaction de certaines parties de votre offre…
L’IA peut en effet vous aider à personnaliser vos propositions techniques pour mieux répondre aux besoins spécifiques de l’acheteur 🎯. Avouez que l’on tient là quelque chose d’utile à mettre en application au plus vite ! Et en parlant d’application, voyons comment l’IA peut vous aider concrétement dans la réponse aux appels d’offres.
Répondre aux appels d’offres avec l’IA
L’intelligence artificielle (IA) peut être un véritable atout pour optimiser vos processus de travail et augmenter vos chances de succès sur les appels d’offres. Vous trouverez dans cette section, des pistes de réflexions, des exemples à tester au sein de votre structure. Disclaimer, cet article est rédigé en octobre 2023, il se peut que de nouvelles avancées apparaissent par la suite. N’hésitez donc pas à vous tenir à jour !
Analyse des documents
Commençons par ce qui me parait-être la base. L’IA peut vous aider à analyser et synthétiser un document. Prenons l’exemple d’un cahier des charges de travaux. Vous souhaitez comprendre le contexte du chantier. Et bien sachez qu’avec chatGPT notamment, vous pouvez lui demander une synthèse. Pour ce faire, rien de plus simple :
1. Rendez-vous sur ChatGPT : Tapez sur Google ChatGPT et cliquez directement sur ce lien. Pensez ensuite à vous inscrire.
2. Créez un prompt : Dans la barre de dialogue de ChatGPT, créer un prompt du style « aide-moi à bien comprendre le contexte du chantier. Met en avant les points importants. Pour ce faire, tu trouveras ci-dessous les informations clés du CCTP. » Vous n’aurez alors qu’à copier coller dans ChatGPT, les informations du CCTP. Cliquez sur entrée et laissez la magie opérée 🕵️♀️.
3. Chargez un document : Avec la version 4 de ChatGPT, vous pouvez maintenant insérer un document au sein de l’IA 📤. Pour cela cliquez sur « GPT-4 / advanced data analyses ». Vous verrez alors qu’un bouton + apparait dans votre barre de recherche, cliquez dessus et ajoutez-y le document que vous souhaiter faire analyser (CCTP, CCAP, RC…). Posez ensuite une question à l’IA.
En utilisant ChatGPT pour l’analyse des documents, vous pouvez donc un temps phénoménal dans la compréhension des besoins acheteur. Point de départ essentiel à toutes réponses compétitives sur les marchés publics 🏆.
Aide à la rédaction du mémoire technique
Rédiger un mémoire technique pour répondre à un appel d’offres est tout un art 🎨. Il faut dans un premier temps comprendre les critères sur lesquels vous êtes évalués par l’acheteur 🎯. Pour cela, rendez-vous dans le règlement de la consultation et recherchez les critères d’évaluation définis par l’acheteur 🔍. Vous serez ainsi en mesure de commencer le plan de votre mémoire technique 📝.
Une fois que vous avez le plan de ce dernier, il va falloir répondre très précisément aux différents critères d’évaluation de l’acheteur en prenant en compte ses besoins 📋. Ces derniers étant énoncés dans le CCTP. Toute la difficulté est donc d’arriver à lier les besoins de l’acheteur avec ces critères d’évaluation. Et c’est là où l’intelligence artificielle peut vous aider.
Pour mieux comprendre les choses, voyons ensemble un cas d’usage que vous pouvez reprendre et tester au bureau :
1. Commencez par faire analyser le contexte : Avant de commencer la rédaction de votre mémoire technique, ChatGPT peut analyser le contexte du marché auquel vous répondez. Pour cela, ouvrez le CCTP 📄 et copier / coller certaines information utiles.
2. Posez lui des questions précises : Une fois le contexte appréhender, faites-le travailler sur un sujet précis. Exemple pour un marché de travaux avec un critère d’évaluation sur la sécurité : demandez lui de décrire toutes les mesures que vous devez prendre pour garantir la sécurité sur le chantier. Pour cela transmettez lui certaines informations du cahier des charges relatifs à la sécurité.
3. Échangez avec lui : Continuez ensuite à échanger avec lui pour approfondir ses réponses, développez certains points ou lui donner encore plus de contexte.
Terminez par réécrire si besoin le texte fournir par l’IA 🤖 et inséré tout cela dans votre mémoire technique. Vous verrez que vous parviendrez ainsi à répondre précisément aux critères d’évaluation de l’acheteur tout en tenant compte de ses besoins.
Base de connaissances
N’oubliez pas que ChatGPT est avant tout une base de connaissances extrêmement riche 📚. Si vous avez un doute sur la réglementation ou sur le fonctionnement des appels d’offres, n’hésitez donc pas à lui poser la question. Je sais, par exemple, que beaucoup de personnes ont du mal avec les formules de pénalités de retard ou de révision des prix 🤔. N’hésitez pas à copier-coller ces formules dans ChatGPT pour avoir des explications quant à ces éléments.
Ne restez donc pas seuls face à une question ou une interrogation, partagez-la. Bien sûr, il est important de ne pas prendre pour argent comptant tout ce que vous dit l’intelligence artificielle. Notamment sur des sujets comme les marchés publics où il peut y avoir des erreurs, des approximations ou des généralités. Soyez donc tout de même vigilant ⚠️.
Les limites de l’IA
L’intelligence artificielle a révolutionné de nombreux domaines, y compris celui des appels d’offres. Cependant, il est essentiel de comprendre ses limites pour une utilisation à la fois responsable et efficace.
Questions éthiques
L’éthique est une préoccupation majeure dans l’utilisation de l’IA, et cela devient encore plus critique lorsque des données sensibles sont en jeu 🛡️. Les données sensibles peuvent inclure des informations financières, des détails personnels des employés, des secrets commerciaux, et bien d’autres types d’informations qui doivent être manipulées avec le plus grand soin 🔒.
Il est crucial de comprendre que, bien que l’IA puisse grandement aider dans l’analyse et le traitement des données, elle n’est pas infaillible en matière de sécurité et de confidentialité 🚫. Par conséquent, nous vous recommandons fortement de ne pas inclure de données sensibles lorsque vous utilisez des outils d’IA pour répondre aux appels d’offres.
Nécessité d’une supervision humaine
Il est essentiel de contrôler ce que font les salariés avec l’IA. Une formation adéquate et des protocoles stricts doivent être en place pour s’assurer que les employés utilisent l’IA de manière éthique et sécurisée 📚. Des audits réguliers et des contrôles de conformité peuvent également aider à maintenir des normes élevées en matière de gestion des données et d’utilisation de l’IA 📋.
En outre, et bien que l’IA puisse accomplir des tâches complexes, elle n’est pas infaillible 🚫. Des erreurs peuvent survenir en raison de bugs dans le logiciel, de données incorrectes ou incomplètes, ou même de limitations dans les algorithmes eux-mêmes. Par conséquent, une supervision humaine est souvent nécessaire pour vérifier la qualité du travail, apporter des ajustements et prendre des décisions que l’IA ne peut pas gérer seule.
L’intelligence artificielle a ouvert des portes incroyables dans tous les domaines. Elle peut aujourd’hui grandement vous faciliter la vie et vous aider dans la réponse à vos appels d’offres. Cependant, comme toute technologie, l’IA a ses limites et ses défis, notamment en ce qui concerne les questions éthiques, les coûts d’implémentation et la nécessité d’une supervision humaine 👀. Une utilisation judicieuse de l’IA nécessite donc une compréhension approfondie de ces aspects pour maximiser les avantages tout en minimisant les risques associés 🛡️.
Si vous êtes intéressé par l’exploration des avantages de l’IA dans vos réponses aux appels d’offres, nous sommes là pour vous aider 🤝. Chez Odécia, nous offrons un accompagnement complet sur les appels d’offres, de la recherche de marchés publics à la rédaction de dossiers, en passant par la formation 📚. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur la manière dont nous pouvons vous aider à tirer le meilleur parti de l’IA dans vos appels d’offres 📞.
FAQ : les appels d’offres et l’IA
Qu’est-ce que l’IA ? 🤖
L’intelligence artificielle (IA) est une sous-discipline de l’informatique qui se concentre sur le développement de systèmes capables de simuler des aspects de l’intelligence humaine. Cela inclut des tâches comme la prise de décision, la reconnaissance de formes, la compréhension du langage naturel et l’apprentissage à partir de données. L’IA utilise des algorithmes complexes et des modèles de données pour effectuer des tâches qui nécessiteraient normalement un niveau élevé de compétence humaine et de jugement 🧠.
Comment l’IA peut-elle aider dans les appels d’offres ? 📚
L’IA peut être un outil précieux dans le processus des appels d’offres en automatisant et en optimisant plusieurs étapes clés. Par exemple, elle peut analyser rapidement des documents volumineux comme les cahiers des charges (CCTP / CCAP) pour en extraire les informations pertinentes 📄. Elle peut également aider à la rédaction de réponses en générant du texte basé sur des critères spécifiques. En outre, l’IA peut-être très intéressant pour répondre à certains cadres de mémoires techniques complexes comme il en existe de plus en plus.
Quels sont les avantages de l’IA dans les appels d’offres ? 🌟
L’utilisation de l’IA dans les appels d’offres offre plusieurs avantages. Tout d’abord, elle peut considérablement accélérer le processus d’analyse des documents : synthèses, développement de thématiques spécifiques, études globales… Le tout pour optimiser le temps que vous passez à comprendre les besoins de l’acheteur. Deuxièmement, l’IA peut améliorer la qualité de vos réponses en fournissant des informations extrêmement pertinentes sur certains points précis. Le tout étant de lui donner des informations pertinentes en lien avec la question de l’acheteur, ses besoins, ses critères.
Quelles sont les limites de l’IA ? ⚠️
Bien que l’IA offre de nombreux avantages, elle a aussi ses limites. L’une des principales préoccupations est éthique, notamment en ce qui concerne la manipulation de données sensibles 🛡️. De plus, bien que l’IA puisse effectuer de nombreuses tâches, elle ne remplace pas le jugement humain et nécessite souvent une supervision humaine pour des décisions complexes ou sensibles 👀.
Dois-je inclure des données sensibles lorsque j’utilise l’IA ? 🚫
Il est fortement recommandé de ne pas inclure de données sensibles lorsque vous utilisez des outils d’IA pour répondre aux appels d’offres. Les données sensibles, telles que les informations financières ou les détails personnels, peuvent être vulnérables à des risques de sécurité ou à des utilisations inappropriées. Assurez-vous toujours que les systèmes d’IA que vous utilisez sont conformes aux réglementations en matière de protection des données et de confidentialité 🛡️.