Répondre à un appel d’offres public, ce n’est pas seulement préparer un bon prix ou un mémoire technique convaincant. La toute première étape consiste à analyser vos capacités 🎯. Pourquoi ? Parce que si vos moyens humains, financiers ou techniques ne correspondent pas aux exigences de l’acheteur public, votre candidature sera écartée… avant même que votre offre ne soit étudiée.
Dans cet article, nous allons vous expliquer :
- Ce que recouvrent réellement les capacités dans un appel d’offres (financières, techniques, professionnelles),
- Comment les identifier et les formaliser pour votre entreprise,
- Et surtout, comment les utiliser pour cibler les marchés adaptés et éviter les éliminations inutiles.
👉 Vous aurez ainsi toutes les clés pour cibler efficacement vos appels d’offres et maximiser vos chances de succès.
Qu’est-ce qu’une capacité ?
C’est la première question à se poser. C’est celle qui déterminera par la suite notre périmètre de recherche et d’analyse. On va donc tenter dans cette partie d’en savoir plus sur ce qu’est une capacité au sein d’un appel d’offres.
Définition d’une capacité
Je vous arrête tout de suite. Il n’existe pas de définition à proprement parler du terme capacité, au sein des marchés publics. Je vais donc tâcher de vous illustrer les choses simplement.
À ce jour, votre entreprise dispose d’un certain nombre de caractéristiques qui font ce qu’elle est aujourd’hui : sa dénomination sociale, ses coordonnées, son chiffre d’affaires, son effectif, ses références clients, ses qualifications, ses moyens techniques…
C’est le cas, notamment, de votre effectif, de votre chiffre d’affaires, de vos moyens techniques, de vos qualifications, de vos références clients… Bref, tout ce qui permet à l’acheteur de vous évaluer sans porter atteinte aux grands principes de la commande publique et notamment à la liberté d’accès et l’égalité de traitement.
Dès lors vos capacités pourraient se définir comme un ensemble de caractéristiques inhérentes à votre entreprise et permettant à l’acheteur d’évaluer, au niveau de la candidature, la bonne adéquation de ces dernières avec celles du marché public (son objet, sa durée, son montant, sa complexité).
Il existe différents types de caractéristiques que nous pouvons classer en 3 catégories et c’est ce que nous allons voir dans la partie suivante.
Les différents types de capacité
Le législateur a classé les capacités en trois grandes catégories : financières et économiques, professionnelles, techniques. Mais que retrouve-t-on exactement dans ces différentes catégories ? 🤔
Commençons par le plus simple. Les capacités financières et économiques. Celles-ci ne peuvent revêtir que d’un caractère général. L’objectif étant de déterminer si vous avez les moyens financiers nécessaires pour mener à bien l’appel d’offres.
Pour ce qui est des capacités professionnelles, l’acheteur public va chercher à vérifier que vous possédez bien les qualifications requises pour exercer votre activité. En d’autres termes, il va chercher des éléments prouvant que vous avez les compétences professionnelles.
Enfin, terminons avec les capacités techniques. L’acheteur public va vous demander les informations concernant les moyens humains et les moyens matériels que vous avez à votre disposition. Il peut également vous demander de justifier certaines prestations que vous avez pu réaliser par le passé.
Si tout n’est pas encore très clair sur les attendus précisés de l’acheteur public, ne vous en faites pas. C’est justement ce que nous allons voir par la suite. 🧐
Liste des capacités analysées par l’acheteur
Je vais commencer cette partie par une bonne nouvelle. La liste des pièces susceptibles d’être demandées par l’acheteur public est définie au sein d’un arrêté.
Autrement dit, l’acheteur public ne pourra vous réclamer plus de pièces que celles listées au sein de cet arrêté. C’est une excellente nouvelle car cela nous permet aujourd’hui d’anticiper les choses pour vous préparer de la meilleure façon à la réponse aux appels d’offres. 🥳
Mais quelles sont ces pièces précisément ? Eh bien, vous en trouverez la liste ci-dessous (source arrêté du 22 mars 2019 fixant la liste des renseignements et des documents pouvant être demandés aux candidats aux marchés publics) :
Autorisation permettant d’exercer une activité
Pour les marchés publics de services, lorsque les opérateurs économiques ont besoin d’une autorisation spécifique ou doivent être membres d’une organisation spécifique pour pouvoir fournir, dans leur pays d’origine, le service concerné, l’acheteur peut leur demander de prouver qu’ils possèdent cette autorisation ou qu’ils appartiennent à cette organisation.
Capacités financières et économiques
- Chiffres d’affaires 💰 sur les 3 dernières années,
- Assurance professionnelle (RC),
- Bilan ou extrait de bilan concernant les 3 dernières années.
Capacités techniques et professionnelles
- Liste de travaux ⚒️ / prestations / livraison réalisés sur les 3 (voir 5) dernières années,
- Les effectifs moyens annuels depuis 3 ans,
- Titres d’études et professionnels du candidat ou des cadres de l’entreprise, et notamment des responsables de prestation de services ou de conduite des travaux de même nature que celle du marché public ;
- Description des moyens techniques,
- Certificats de qualifications professionnelles…
Toujours dans cette catégorie, il existe d’autres éléments qui peuvent vous être réclamés. Sachez néanmoins, que ces demandes sont moins courantes et spécifiques à certains métiers :
- Indications des personnes, organismes responsables du contrôle qualité,
- Présentation d’un système de suivi de la chaîne d’approvisionnement,
- Détail quant à la politique de gestion environnementale ♻️ que le candidat souhaite appliquer sur le marché…
Vous avez ici une liste relativement exhaustive de toutes les informations susceptibles de vous être demandées en vue d’analyser vos capacités. Faites-en bonne usage car elle sera plus qu’utile pour la partie suivante.
Capacités et appels d’offres
Avant de rentrer dans le détail et de vous expliquer comment analyser vos capacités pour cibler au mieux vos futurs appels d’offres, il est important de parler du principe d’équivalence ⚖️. Je suis sûr, que celui-ci sera utile pour beaucoup d’entre vous.
Le principe d’équivalence
Le principe d’équivalence permet de respecter un des grands principes de la commande publique qui est la liberté d’accès. Pour vous expliquer au mieux ce principe je vais illustrer mes propos avec un exemple concret.
Imaginons que vous répondiez un marché public au sein duquel l’acheteur public vous demande de lui envoyer certaines qualifications, prenons l’exemple de qualification bien connue dans le domaine du bâtiment : QUALIBAT.
Or vous ne disposez d’aucune qualification de ce type. Le principe d’équivalence vous permet de fournir ce que l’on appelle des attestations de bonne exécution. La raison est simple celles-ci vous permettent de prouver de l’exécution qualitative de certains travaux. Objectif similaire à celui d’une qualification type QUALIBAT.
Après avoir vu le principe d’équivalence, passons à la manière dont vous pouvez analyser vos capacités en vue de cibler au mieux vos futurs marchés publics.
Appel d’offres : Analyser au mieux vos capacités
Cette partie du job est très importante avant de se lancer 🚀 sur les appels d’offres. La raison est simple. Un acheteur public peut très bien fixer des niveaux minimaux de capacité liés et proportionnés à l’objet du marché.
Toujours dans l’optique d’expliquer au mieux mes propos, vous trouverez ci-dessous un exemple concret.
Imaginons que vous envisagiez de répondre un appel d’offres de communication concernant la création et la diffusion de spots publicitaires préventifs contre l’alcool au volant. Le présent marché public est estimé à plus de 5 000 000 d’euros. Au vu de l’importance de la prestation et de l’impact financier de celui-ci, l’acheteur public a décidé de fixer des capacités financières minimales de 3 000 000 €. Autrement dit, sans chiffre d’affaires à minima de ce montant, vous serez éliminés au stade de la candidature.
Voilà une des raisons pour laquelle vous devez analyser vos capacités avant de vous lancer. Mais là n’est pas la seule raison !
En effet, étudier vos capacités vous permettra de sélectionner des marchés publics en adéquation avec le profil de votre entreprise.
Recensez vos capacités pour répondre aux appels d’offres
Ouvrez donc un tableau Excel ou un fichier Word et recensez les éléments suivants avec précision. Nous avons d’ailleurs créé un produit gratuit pour vous aider dans cet exercice.
- Si vous avez plusieurs activités, déterminez celle avec laquelle vous souhaitez répondre aux appels d’offres,
- Insérer votre effectif total sur les 3 dernières années,
- Recensez vos références clients en lien avec l’activité que vous souhaitez positionner sur les marchés publics,
- Précisez votre chiffre d’affaires 💰 sur les 3 dernières années,
- Listez vos qualifications (qualibat, qualiopi, iso…),
- Détaillez les moyens techniques à votre disposition.
Ces éléments constituent vos capacités de base pour répondre à un appel d’offres. Si vous estimez que celles-ci ne sont pas suffisantes (absence de chiffre d’affaires, trop peu de références clients…), je vous conseille de vous arrêter ici. Cela vous évitera de perdre un temps précieux.
Vous souhaitez dorénavant passer à la recherche de marché type pour savoir si vous disposez, ou non, des capacités adéquates. Passez à la lecture de cet article ;).
Pour celles et ceux qui souhaitent se lancer sur les appels d’offres, n’hésitez pas à télécharger votre livre. Si vous avez des questions suite à cet article, n’hésitez pas à nous contacter :