Signature électronique et marchés publics : une étape qui en déroute plus d’un. Depuis que la dématérialisation est devenue la règle, beaucoup d’entreprises se demandent : faut-il obligatoirement signer électroniquement son offre ? Si oui, quels documents sont concernés et avec quel certificat ?
Si vous vous posez ces questions, vous êtes au bon endroit 👌. Dans cet article, nous allons :
- clarifier quand et pourquoi la signature électronique est exigée,
- expliquer qui doit signer au sein de l’entreprise (dirigeant, mandataire, délégataire),
- vous guider dans l’obtention d’un certificat électronique conforme RGS/eIDAS,
- et vous montrer pas-à-pas comment signer vos documents (acte d’engagement, dossier de candidature, mémoire technique).
L’objectif est simple 🎯 : vous permettre de signer vos marchés publics en toute sécurité, sans risque d’erreur ou d’invalidation de votre offre.
Qu’est-ce que la signature électronique sur les marchés publics ?
La signature d’un marché public est-elle obligatoire ?
Gardez bien en tête que les marchés publics appartiennent à une certaine typologie de contrat. Dès lors, et pour qu’un contrat soit valable, Il faut être en capacité de prouver l’acceptation dudit contrat par les parties en présence. Cette acceptation est bien souvent matérialisée par une signature ✍️, qu’elle soit physique ou électronique.
Les marchés publics n’échappent pas à cette règle. Pour que le contrat soit valide ✅, il faut que le marché soit signé par les 2 parties :
- le pouvoir adjudicateur (acheteur public)
- l’entreprise (opérateur économique).
Pour tous les marchés publics supérieurs au seuil en vigueur (40 000 € H.T.), une commande verbale dépourvue de signature ne crée aucune relation contractuelle. ℹ️ Pensez donc à toujours signer les documents marchés, et notamment l’acte d’engagement.
Reste à savoir quand cette signature doit intervenir ! 🤔
Quand signer un appel d’offres ?
C’est une très bonne question ! Nombreuses sont les entreprises à se demander quand elles doivent signer l’appel d’offres… Et notamment l’acte d’engagement ! Est-ce pendant la constitution de leur réponse ? Ou lors du retour positif de l’acheteur public 🤷♂️, si tant est qu’il le soit. Eh bien cela dépend !
Pour connaître la position de l’acheteur, je vous invite à ouvrir le règlement de la consultation. Lisez ensuite attentivement les dispositions concernant la signature du marché. Généralement, ces informations se situent soit :
- En page de garde du règlement de la consultation,
- Dans les dernières pages dudit document avec un article spécialement dédié.
Vous trouverez ci-dessous, un exemple d’article que l’on peut retrouver dans un règlement de la consultation concernant le sujet : 👇
Qui doit signer ?
Selon les situations, il peut exister des cas où le co-contractant (le titulaire du marché public) est une personne physique. Exemple : l’auto-entreprise. Partant de ce postulat, il est simple de connaître le signataire, il s’agit de l’auto-entrepreneur.
Pour l’acheteur public, il s’agit néanmoins de s’interroger sur la capacité de la personne physique à pouvoir contractualiser, ou non, un marché public. Dans le cadre d’un appel d’offres, public, il est par exemple interdit pour un acheteur public de contractualiser avec un mineur non émancipé ou un majeur protégé.
Dans la grande majorité des cas, les opérateurs économiques répondent à un appel d’offres via une personne morale. Entendez par là : une entreprise. Pour les néophytes, je rappelle la différence entre personne morale / personne physique : 🧐
- La personne physique désigne un individu,
- La personne morale, elle, est une entité juridique, composée d’individus (entreprises de type SA, SAS, EURL, associations…).
Dans le cas d’une réponse à un appel d’offres via une personne morale, la personne signataire doit avoir la capacité, et les habilitations à engager la société.
Soit elle détient les pouvoirs nécessaires de par sa fonction : Gérant, Président…
Soit, elle a reçu d’une personne physique dûment habilitée, les pouvoirs nécessaires : délégation de pouvoir, délégation de signature…
Comment déléguer sa signature pour un appel d’offres
Qu’est-ce que la délégation de signature ?
Si l’on devait donner la définition de la délégation de signature, on pourrait définir cela comme un acte juridique par lequel une personne (le déléguant) délègue à une autre personne physique, sa responsabilité à signer des documents. Ces derniers doivent être énumérés au sein de la délégation de signature.
ℹ️ Il est important de préciser qu’une délégation de signatures ne vaut pas délégation de pouvoir.
Bien évidemment, la délégation de signature doit être écrite et respecter un certain formalisme.
Qu’est-ce que la délégation de pouvoir ?
La délégation de pouvoir est un acte juridique par lequel le délégant (chef d’entreprise) se dessaisit d’une partie de ses pouvoirs à un délégataire (salarié). Les délégations de pouvoir se retrouvent régulièrement dans les grandes entreprises lorsque le dirigeant ne peut assurer personnellement certaines de ses attributions. Il va donc préférer les déléguer afin de répartir au mieux les décisions et le travail.
La délégation de pouvoir permet donc au délégataire (le salarié) de pouvoir faire des actes définis au nom de la société. Ces actes engagent la société au même titre que ceux passés par le dirigeant.
Modèle de délégation de signature
ℹ️ Point important qui n’est pas négligeable dans cette procédure. Lorsque le chef d’entreprise délègue ses pouvoirs, il délègue également une partie de ses responsabilités. Vigilance ⚠️ donc pour celui qui accepte la délégation de pouvoir.
Quel certificat de signature électronique choisir ?
Après avoir vu un peu de théorie, passons à la pratique avec un cas concret. Partons du principe que vous n’avez pas encore de certificat électronique. Néanmoins, vous souhaitez en faire l’acquisition pour signer vos futures réponses aux appels d’offres.
Comment obtenir un certificat de signature électronique ?
Cette première question est importante ! En effet, l’acheteur public a posé un certain nombre de conditions concernant les caractéristiques des certificats de signature électronique permettant de signer des documents de réponse aux appels d’offres.
ℹ️ Les certificats de signature électronique doivent être qualifiés au sens du règlement n°910/2014 « eIDAS ». Ils sont délivrés par des prestataires de services de certification électronique qualifiés. Pour vous aider dans vos recherches, vous trouverez ci-après la liste des produits et services qualifiés par l’ANSSI : https://www.ssi.gouv.fr/liste-produits-et-services-qualifies.
La liste des prestataires agréés pour la signature électronique
Les prestataires qualifiés pour délivrer ce type de certificats sont référencés dans la catégorie « Délivrance de certificat de signature électronique ». Certains prestataires référencés au sein de cette liste commercialisent leur certificat électronique. C’est notamment le cas des prestataires que vous trouverez ci-dessous :
Je vous invite donc à sélectionner un des prestataires susmentionnés pour faire l’acquisition d’un certificat de signature électronique.
Faire l’acquisition d’un certificat de signature électronique
Généralement, vous devez dans un premier temps compléter un dossier auprès du prestataire que vous aurez sélectionné. Une fois complété, il vous faudra l’envoyer 📨 à votre prestataire en y joignant l’intégralité des pièces demandées. En voici une liste non exhaustive :
- copie d’une carte d’identité du demandeur, extrait KBIS de moins de 3 mois, délégation de signature…
Car oui et concernant ce dernier point, il s’agira de vous interroger sur la personne au sein de votre structure qui fera l’acquisition du certificat de signature électronique. Cela peut être le gérant de l’entreprise ou un salarié. Dans ce dernier cas, le gérant de l’entreprise devra rédiger une délégation de signature afin que ledit salarié puisse acquérir le certificat de signature.
Des réception et vérification du dossier par le prestataire, celui-ci vous contactera pour prendre rendez-vous et récupérer votre certificat dans un bureau de retrait. Il vous suffira alors de régler la facture sur place par carte bleue ou chèque 💶.
Point important, penser à noter la réponse aux différentes questions que vous posera le prestataire de certificats de signatures électroniques. Je vous en explique la raison dans la partie suivante.
Notez vos réponses et votre code !
Pour garantir l’authentification et la sécurité du certificat de signature électronique 🕵️, votre prestataire vous interrogera lors de votre entrevue.
Tout d’abord, il va vous laisser le choix entre plusieurs questions « personnelles » du type :
- Quelle est la couleur de votre première voiture ?
- Quel est le nom de votre animal de compagnie ?
- Dans quel hôpital êtes-vous né…
Vous aurez alors à répondre à toutes ces questions et je vous invite vivement à noter vos réponses 🗃️ dans un endroit classé et sécurisé. A la suite de quoi, et toujours pendant cette entrevue, votre prestataire de certificat de signature électronique vous demandera de choisir un code PIN à 4 chiffres.
Ce code PIN vous sera demandé pour chaque signature électronique que vous effectuerez. Inutile donc de vous dire qu’il est capital de noter tout particulièrement cette information dans un endroit classé et sécurisé bien sûr.
Comment signer électroniquement une réponse à un marché public ?
C’est bon vous avez enfin votre certificat de signature électronique entre les mains. Reste à savoir dorénavant comment signer ✍️ électroniquement un document marchés publics. Cela peut être un acte d’engagement, un dossier de candidature ou une annexe financière…Pour ce faire, et comme à notre habitude, nous allons prendre un cas concret. Vous venez de finaliser la préparation de votre réponse à un appel d’offres et vous souhaitez signer l’intégralité des pièces avant envoi.
Transformer vos documents en PDF
Première chose, je vous conseille de transformer tous les documents possibles (dossier de candidature, mémoire technique, acte d’engagement…) au format PDF. Pour ce faire, rien de plus simple vous cliquez sur fichier / enregistrer sous / format du fichier / PDF. 😉
Signer électronique vos document sur « PLACE »
Ensuite, je vous invite à vérifier que vous êtes bien équipés du logiciel JAVA et que celui est à jour. Pour ce faire, rendez-vous sur le présent lien. Ne négligez pas ce point car vous en aurez besoin pour signer ✍️ électroniquement votre offre.
Une fois cette vérification finalisée, vous pouvez télécharger un outil qui vous permettra de signer électroniquement l’intégralité des documents constituant votre réponse à l’appel d’offres. Aller sur rendez-vous sur le présent lien et cliquer sur « outil de signature » / « signer un document » / « lancer l’outil de signature ».
Une fois le fichier téléchargé, ouvrez-le, cliquez sur « ajouter un fichier ». Sélectionner les fichiers à signer puis cocher ✅ les cases à droite de chaque document.
ℹ️ Un conseil, privilégiez l’insertion de documents PDF pour en faciliter la signature électronique.
Munissez-vous de votre clés de signature électronique
Parallèlement, insérez votre clé de signature électronique dans un des ports USB de votre PC. Cliquez sur « signez les fichiers sélectionné », une nouvelle fenêtre s’ouvre, sélectionnez votre certificat de signature électronique puis cliquez sur « valider ». Le logiciel vous demandera alors de rentrer votre code PIN à 4 chiffres. La signature électronique des pièces peut alors débuter.
Vous verrez alors que de nouvelles pièces auront été créées dans votre dossier d’origine. Celles-ci porteront le même nom que vos fichiers d’origine. Seule différence, le mot « signature » apparaîtra en fin de fichier. ✅ Ce sont donc ces dernières pièces que vous devrez insérer lors de votre télétransmission de votre réponse à l’appel d’offres.
🙏 J’espère vous avoir aidé dans les différents process permettant d’acquérir un certificat et de signer électroniquement vos réponses aux marchés publics. Si certains éléments n’étaient pas suffisamment explicites, n’hésitez pas à nous contacter via notre formulaire spécialement dédié.